Comment gérer son temps ?

Comment gérer son temps ?

Nous perdons un temps fou dans nos tâches quotidiennes, suscitant ainsi ennui, démotivation et perte d’efficience. Un emploi du temps mal géré provoque du stress, pour soi et son entourage. Organiser son temps, c’est donc rester zen pour être plus efficace et mieux dans ses baskets !

Alors comment gérer son temps efficacement ? En dehors d’avoir une belle montre sur laquelle vous regarderez l’heure avec plaisir, je vous propose de retrouver ci-dessous 12 astuces pour mieux gérer votre temps, être plus efficace et moins stressé. 

À la fin de cette chronique, je répondrai à 3 questions que des dirigeants de PME et ETI me posent souvent dans le cadre de nos entretiens de coaching en entreprise.

Planifier sa journée

C’est la meilleure façon de ne pas se laisser déborder, éviter le « présent perdu » et construire les jours à venir.

Définir ses priorités

Apprendre à gérer son temps s’apprend. Connaissez-vous la matrice d’Eisenhower ? Elle est d’une redoutable efficacité : vous classez vos activités en 4 groupes :

  • Ce qui est urgent et nécessaire,
  • Ce qui urgent mais non nécessaire,
  • Ce qui est nécessaire mais non urgent,
  • Ce qui n’est ni urgent ni nécessaire.

On a tous tendance à passer beaucoup (trop) de temps sur le dernier point, et se retrouver assez dépourvu avec les 3 autres.

Et si vous commenciez par le dernier point ? C’est le meilleur moyen pour éviter la procrastination et attaquer les autres tâches la tête légère.

La matrice d’Eisenhower recense vos priorités professionnelles et personnelles. Envoyer cet appel d’offre pour le 10 avril est vital, prendre soin de vous l’est tout autant, si ce n’est plus.

Une de mes connaissances, chef d’entreprise, a pris la décision de ne plus travailler le vendredi matin. Elle consacre son temps au sport et à sa famille. Cette nouvelle organisation qui la fait travailler et s’organiser différemment, lui convient à merveille ! 

Evaluer (et noter) ses activités

Vous pouvez chronométrer les tâches répétitives.

Quant aux tâches plus ponctuelles, vous pouvez prévoir jusqu’à 3 fois plus de temps que nécessaire.

Mais attention, notre cerveau est malin. S’il sait qu’il dispose de trois jours pour rédiger un article, il vous enverra des messages dans ce sens et vous aurez peut-être du mal à boucler votre article en moins de temps… C’est du vécu !

Prévoir les imprévus

En dehors de circonstances exceptionnelles (accident, enfant malade, …), les imprévus sont prévisibles. En effet, vous connaissez votre métier, et dès l’apparition des premiers signes de dysfonctionnement, mettez-vous en alerte.

Si la situation dérape, elle sera sous contrôle car anticipée ; et si elle ne dérape pas, cela vous laisse du temps pour faire autre chose. Ou ne rien faire du tout ! Car ça aussi c’est une option !

Fixer des délais raisonnables

Évitez les emplois du temps trop serrés et gardez de l’espace dans votre agenda (et par conséquent dans votre esprit).

Agnes Menso, Coach professionnelle

Pour gérer son temps de manière efficace, nous vous conseillons de garder en mémoire la loi de Hofstadter, appelée également « la loi du glissement de planning », formulez des objectifs précis et faîtes des rétro-plannings.

Exemple : je range mon bureau. Ça ne veut pas dire grand chose… En combien de temps ?

Concrètement que voulez-vous dire par « ranger » ? Est-ce mettre de l’ordre dans vos dossiers ou vider vos placards et entreprendre une nouvelle méthode de classement que vous avez découverte ?

Ranger vos dossiers et les accessoires dont vous vous servez le plus dans un endroit précis vous fera gagner un temps précieux.

Se faire confiance

Écouter ses émotions

A l’heure des agendas numériques et partagés, nous vous conseillons d’adopter également un agenda papier. Vous l’avez certainement remarqué, l’engagement est différent quand on écrit les choses.

Il y a une implication personnelle qu’on ne trouve pas lorsqu’on note des rendez-vous dans un agenda électronique. Vous aurez à cet instant un ressenti et vous saurez intuitivement si cela est possible ou pas.

Savoir dire « non »

Un planning qui dérape est lié à des tâches mal ou pas évaluées, mais également à notre difficulté à dire « non ».

Nous avons tendance à accepter beaucoup de choses pour de multiples raisons : faire plaisir (à soi et à l’autre), ne pas déplaire ou vexer, être sympa…, quitte à parfois devoir revenir sur notre décision. 

Et si pour gérer votre temps de manière efficace, vous mettiez en place ce « non » de façon plus régulière ? Ce n’est pas un « non bête et méchant », juste un « non, désolé.e, ce n’est pas possible ».

Commencez par dire « non » pour de petites choses, puis au fur et à mesure, pour des tâches plus importantes. Vous verrez, vous vous en porterez bien mieux !

Agnes Menso, Coach professionnelle

Fuir les voleurs de temps 

Les alertes du groupe WhatsApp pour la soirée d’anniversaire surprise d’une de vos amies sonnent sans discontinuer, votre associé a envie de vous raconter les exploits de son petit dernier au tennis, les réseaux sociaux vous font de l’œil,… 

Vous n’avez qu’une seule envie : vous laisser tenter !

Dire « non » à ces voleurs de temps, c’est se dire « non » à soi-même, c’est dire « non » à l’image qu’on veut donner.
Mais au fond, qui s’en préoccupe, à part vous ?

Régulièrement, je mets mon téléphone en mode avion. Plus de mails, plus d’appels, plus de messages… Je me rends compte que je ne suis pas stressée par ce que j’ai manqué (le fameux FoMo : Fear of Missing out), et que surtout , je ne suis pas très pressée de me connecter de nouveau.

Ce temps suspendu est un moment pour moi, pour me rencontrer et me rendre disponible aux autres. Il n’a pas de prix.

Accepter de perdre du temps (au début) pour en gagner (à la fin)

Vous n’êtes pas un robot, et personne n’attend de vous que vous soyez performant en permanence.
En tant que dirigeant d’entreprise, prenez le temps de vous poser, de faire du sport ou une petite sieste.

Mieux gérer son temps, c’est s’accorder le droit à la déconnexion. Ce n’est pas du temps perdu. Bien au contraire !

Les séances de coaching de dirigeants d’entreprise et de Coaching au féminin (particulièrement sur la gestion de la charge mentale) sont aussi une bouffée d’air frais. Pensez-y…

Ces parenthèses de déconnexion vous permettent de vous ressourcer et un esprit reposé est toujours plus performant et créatif qu’un esprit qui ne s’arrête jamais. D’ailleurs, comment gérez-vous ce droit à la déconnexion pendant les congés ?

Bien se connaître

Quel est le moment de la journée où vous êtes le plus productif ? Le matin, le soir ?

En tant que coach professionnelle, je vous conseille de vous lever au moins une heure plus tôt. Même si vous n’êtes pas « du matin », l’énergie de ce moment de la journée, avec son calme et son silence, est très particulière. C’est d’ailleurs le secret de nombreux dirigeants ! Vous êtes prêt à essayer ?

Soyez également conscient de vos rythmes circadiens pour adapter votre travail en fonction de votre forme et de votre niveau de concentration. Le mieux est de tenter plusieurs expériences et de voir celle qui vous correspond le mieux.

Se faciliter la vie

Faire une chose à la fois

On aime à croire qu’on peut faire bien (et toute la nuance est là !) plusieurs choses en même temps. C’est un doux leurre (et une douleur), qui favorise la dispersion et la procrastination.

Restez focus sur votre tâche et votre objectif. Faîtes une chose à la fois, mais faîtes-la bien !

On est nulle part quand on est partout.

Sénèque

Morceler les tâches ingrates

Que ce soit le remboursement des notes de frais ou votre comptabilité, ce qu’on n’aime pas faire dure toujours plus longtemps. Trop longtemps d’ailleurs. 

Plutôt que vous attaquer pendant une semaine à votre comptabilité, ne faire presque que ça, et fuir les relances de votre comptable, inscrivez cette tâche et faîtes-en un peu tous les deux jours : une heure par exemple peut suffire.

Inscrivez-le dans votre emploi du temps et respectez cet engagement.

Automatiser les tâches récurrentes

Certaines activités répétitives, qui n’ont pas forcément de valeur ajoutée peuvent être mises en pilotage automatique. Vous allez peut-être avoir l’impression de perdre du temps au début en mettant en place et en ajustant cette automatisation, mais sur le long terme, vous allez gagner du temps.

Comment gérer son temps efficacement ?

3 questions – 3 réponses 

Avec le digital, quel temps doit-on encore consacrer aux réunions physiques ?

Physique ou digitale préparez votre réunion avec un ordre du jour précis et un compte-rendu.
Gardez aussi en mémoire qu’il est difficile de maintenir une attention soutenue plus de 45 minutes. Pour commencer, vous pouvez diviser le nombre de vos réunions en face à face par 2 et rajouter une petite marge de sécurité.

Je passe trop de temps à répondre à mes mails. Que conseillez-vous ?

Tout d’abord, que voulez-vous dire par « trop de temps » ?
Certaines tâches exigent des réponses par mail.
Mon conseil est de privilégier le téléphone et si vous le pouvez l’échange en face à face.
Vous pourrez toujours confirmer rapidement par mail les points évoqués si vous le jugez opportun.

Faut-il vraiment faire une « To do list » ?

Oui si vous la faîtes selon la matrice d’Eisenhower et si vous intégrez la loi des «20 – 80 ». A chaque fois, demandez-vous : 80% de mon temps de travail correspond-il à 20% de ma mission de dirigeant ?
Sinon, votre to do list sera une succession de tâches, avec des activités que vous allez reporter ou annuler d’une semaine sur l’autre.

Est-ce vraiment constructif et efficace ?

Maîtriser son temps est une liberté formidable et la base d’un équilibre de vie. Je travaille beaucoup avec des dirigeants de PME et ETI sur la gestion de leur temps. Souvent, ils me confient qu’ils subissent ce facteur temps plus qu’ils ne le choisissent.

La gestion du temps implique un profond changement dans sa relation aux autres mais également beaucoup de discipline. Nous sommes en effet notre principal perturbateur et nous trouvons tous les prétextes pour nous détourner de nos objectifs.

La gestion du temps implique aussi une démarche d’aller à l’encontre de la vitesse prônée aujourd’hui. Alors oubliez l’idée de « tout faire vite » et découvrez l’éloge de la lenteur ! C’est une véritable conduite de changement

Maîtriser son temps demande de la persévérance et de la détermination. Ce n’est pas renoncer à une chose au profit d’une autre.

Maîtriser son temps, c’est choisir et faire un pas de plus sur le chemin vers la liberté.

Agnes Menso, Coach professionnelle
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