Le rapport d'étonnement

Le rapport d’étonnement

Comme son nom l’indique, le rapport d’étonnement surprend, interpelle, interroge, questionne le fonctionnement de l’entreprise.
Loin d’être un gadget, il est plébiscité par de plus en plus d’entreprises, toutes tailles confondues, qui souhaitent un regard neuf et objectif sur leurs pratiques.
Bien utilisé, le rapport d’étonnement est un outil stratégique puissant et efficace en termes de management et de mobilisation. Il est d’ailleurs souvent la base de nombreuses améliorations.

Enjeux du rapport d’étonnement

En tant que coach professionnelle, j’ai souhaité faire converger rapport d’étonnement et analyse SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats). J’ai également ouvert le rapport d’étonnement à tout manager qui prend en main une nouvelle équipe, conduit un nouveau projet, réalise une mission ou construit une stratégie. Je ne l’ai donc pas réservé au nouvel embauché dans le cadre de son « onboarding » ou au manager de transition.

Objectifs du rapport d’étonnement

Utile pour celui ou celle qui le rédige, utile pour les équipes et indispensable pour l’entreprise qui veut améliorer son fonctionnement afin d’être plus compétitive, le rapport d’étonnement permet un regard neuf et factuel sur des pratiques quotidiennes, globalement acceptées par tous et peu remises en question.
Avant d’en commencer sa rédaction, il me semble utile de s’interroger sur les points suivants :

  • En écrivant cela, quel est mon objectif ?
  • En écrivant cela, qu’est ce que je souhaite démontrer ?
  • Suis-je dénué de tout jugement ?
  • Suis-je en posture d’observateur ?

Loin de la naïveté et de la candeur, son objectif est d’aider les dirigeants d’entreprise et les managers à prendre de la hauteur par rapport à une situation existante, en termes de bonnes pratiques comme en termes de dysfonctionnements, d’opportunités et de menaces au sein, et à l’extérieur de l’entreprise.
En fonction de la nature du projet, le manager pourra porter un regard neuf sur :

  • L’organisation interne de l’entreprise
  • Les valeurs et la culture de celle-ci
  • Ses processus de fonctionnement et de prise de décisions
  • Les moyens mis à disposition
  • Le management
  • La communication
  • L’ambiance

Ce regard peut également concerner le fonctionnement d’une direction : Direction Générale, des Ressources Humaines, R&D, … Le dirigeant pourra également s’étonner de ce que font ses partenaires, ses concurrents, ses clients et ses fournisseurs.
C’est l’occasion pour d’ouvrir les « champs des possibles » dans une démarche d’amélioration continue.

10 conseils pour rédiger un rapport d’étonnement efficace

« Si tu avais une baguette magique, que changerais-tu ? » Le rapport d’étonnement est un exercice difficile. Il doit être manié avec prudence et précaution pour ne pas froisser les équipes et votre audience.
Voici ci-dessous 10 conseils à garder en tête pour rendre un rapport d’étonnement efficace et pertinent :

  • Restez concentré sur les faits, et uniquement les faits !
  • Sortez de votre cadre de référence
  • Posez des questions
  • Émettez des doutes
  • Faîtes preuve d’humilité et de sincérité
  • Bannissez les jugements de valeur et les critiques
  • Restez dans le moment présent
  • Soyez non nominatif
  • Évitez les conseils
  • Adoptez un ton neutre et bienveillant

Ces deux derniers points me semblent particulièrement importants : Le rapport d’étonnement est généralement demandé en début de recrutement ou de mission. Il est difficile, en tant que manager ou dirigeant d’entreprise, quand vous connaissez peu les équipes ou la structure, d’émettre des conseils ou donner un avis pertinent. Quant au ton employé, je ne saurais que trop recommander de prendre des gants et de faire preuve de finesse. C’est le meilleur moyen de vous éviter des ennuis et de vous mettre tout le monde à dos !

Format du rapport d’étonnement

Et si vous étonniez votre audience et la surpreniez avec une présentation plus originale que 3 pages de textes ? Pour marquer les esprits, vous pouvez par exemple utiliser une infographie, qui reprendra l’objectif de votre rapport d’étonnement et les principaux points que vous souhaitez mettre en avant.
Pour éviter les oublis, pensez à noter vos observations et vos remarques chaque jour, au fur et à mesure. Une fois par semaine, commencez à relier ces points entre eux pour faire ressortir les grands axes à développer. La synthèse n’en sera que plus facile.

Gardez en mémoire que le rapport d’étonnement n’est pas un audit. Son objectif est de faire prendre conscience des modes de fonctionnement de l’entreprise à des dirigeants ou des managers qui n’ont plus le recul nécessaire. Vous pourrez toujours par la suite proposer une note plus détaillée. C’est d’ailleurs ce que je vous engage à faire…

Le rapport d’étonnement comme outil de reconnaissance

Grâce à son regard constructif avant tout, le rapport d’étonnement est un outil de coaching en entreprise puissant dans le sens où il permet l’intégration et le positionnement de celui (ou celle) qui a la responsabilité du rapport, reconnaît et valorise les talents, développe les équipes, favorise la collaboration et l’émergence de nouvelles pratiques et développe l’intelligence collective.
C’est un outil fédérateur pour toute entreprise qui veut améliorer son fonctionnement afin d’être plus performante. Basé sur la pensée « Out of the box », il peut porter de nouveaux projets de développement et de changement. Suivi par des plans d’actions, c’est en effet un moteur pour fédérer les équipes autour de nouvelles ambitions.

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