Comment manager son équipe à distance ?

Comment manager son équipe à distance ?

Le management d’une équipe à distance ne concerne pas que les collaborateurs en télétravail, même si la situation de crise que nous connaissons aujourd’hui aurait tendance à nous le laisser supposer. Il concerne toutes les équipes qui ne sont pas présentes sur le même site que leur manager : à l’étranger, en tiers-lieux, en usine, filiales, magasins, succursales, … Pour ces équipes dispersées, le management à distance est la seule option.

La notion de distance, avec le développement du travail nomade et des outils technologiques et digitaux, est de fait très relative. La communication n’a jamais été, du moins en apparence, aussi facile ! Alors quelles sont les règles du management à distance ? Quelles sont les erreurs à ne pas commettre ? Comment développer vos compétences ? A la fin de cet article, je répondrai à 3 questions sur le management que me posent mes clients dans le cadre de nos séances de coaching en entreprise.

Les règles du management : Les 4 C

Téléchargement e-book bien-être du chef d'entreprise

Il existe différents types de management. Mais comment une entreprise au style de management directif, peut-elle évoluer vers un management plus collaboratif ? Voici, pour commencer, un focus sur les 4 C qui sont le socle du management collaboratif :

La confiance

Elle s’articule autour :

  • Du sens (qu’on peut relier à la clarté d’une vision ou d’un objectif, à la raison d’être, le « why » de l’entreprise),
  • De l’authenticité (la sincérité et l’honnêteté dans la posture, les propos, le comportement),
  • De la proximité (indispensable pour créer du lien sans question de statut ; elle n’est pas que physique),
  • De la valorisation (reconnaissance du travail effectué, des efforts, …).

Le choix

Il repose sur :

  • L’engagement (l’envie de s’impliquer, de croire et de donner le meilleur de soi),
  • La liberté, (elle est associée à la créativité individuelle et collective),
  • La responsabilité (chacun assume ses actes et ses propos),
  • La flexibilité (qui ouvre la porte de la créativité).

La coopération

Elle s’articule autour :

  • Du soutien et de l’accompagnement (moyens humains et techniques mis à disposition),
  • De la co-créativité (possibilité à chacun de partager ses idées),
  • De la complémentarité (pour favoriser la diversité et la performance),
  • De la transversalité (disparition des silos).

La convivialité

Elle repose sur :

  • L’ambiance de travail,
  • Le plaisir (dans l’aboutissement et la réalisation),
  • La célébration (mise en place de rituels fédérateurs),
  • L’équilibre (vie personnelle – vie professionnelle).

La mise en place de ces 4 C n’exigent pas d’investissement financier, mais avant tout de réelles compétences humaines. La gestion des collaborateurs peut se décliner avec la méthode des 5, 10, 15, 30 (temps minimum que vous devez accorder à vos collaborateurs) : 

  • 5 minutes par jour,
  • 10 minutes par semaine, 
  • 15 minutes par mois,
  • 30 minutes par trimestre

Il s’agit d’un temps d’échanges réels et d’écoute active, à adapter en fonction de votre équipe et de son niveau de maturité. C’est un « pense pas bête » qui montre que vous êtes là et que vos collaborateurs peuvent compter sur vous. Vous pouvez compléter cette lecture grâce à mon article sur les différents styles de leadership. Il vous donnera de précieux conseils pour améliorer votre pratique et gagner en efficacité.

Demande d'entretien

Manager à distance : les erreurs à ne pas commettre

Il existe 5 erreurs fatales dans l’exercice du management à distance :

  • Ne pas communiquer,
  • Ne pas faire confiance,
  • Vouloir tout contrôler,
  • Être désorganisé,
  • Perdre le contact avec son équipe

Si vous rajoutez à cela un manager qui n’a pas de vision claire, vous avez le « combo gagnant » pour perdre vos équipes (même les plus chevronnées) et les démotiver. Quelles sont alors les astuces pour animer une équipe à distance ?

Manager ses équipes à distance

La gestion d’une équipe à distance (ou virtuelle) concerne les entreprises de toute taille : grands groupes, ETI, PME, TPE. 

Le management en présentiel peut s’avérer parfois délicat, et la notion de distance rajoute de la complexité dans les relations.

Le manager doit donc s’adapter pour faire évoluer sa gestion d’équipe, et passer du « face à face présentiel » au « face à face distanciel ». Un sacré défi ! Tout n’est pas qu’une question de nouvelles technologies, qui ne sont que des outils pour favoriser (quand ils fonctionnent !) les échanges.

Conseil de Coach : le lien ne remplace l’interaction entre les individus ; pour bien manager à distance, il faut savoir maintenir le lien et renouer avec la présence.

Agnès Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle

Comment gérer une équipe efficacement à distance ? En tant que coach professionnelle, je vous conseille de garder en mémoire les 4 C que nous avons vus plus haut, auxquels vous associez des points de vigilance. Ces règles du management à distance sont identiques à celles du management sur site, mais doivent être avant tout portées et incarnées avec :

Une posture de manager

  • Dans la présence et la relation à l’autre : accompagnement, bienveillance et empathie,
  • Dans l’écoute et l’attention accrue aux petits détails : être fin psychologue pour repérer des micro-changements en termes de communication, de comportements, de résultats,
  • D’exemplarité : Eviter le favoritisme avec les collaborateurs avec lesquels il y a des affinités (culturelles, linguistiques, sportives, …),
  • D’ouverture à la différence, notamment vis à vis des barrières culturelles (et linguistiques), qui peuvent ralentir l’avancement d’un projet et semer la confusion,
  • D’adaptabilité : Il est impossible d’appliquer à la lettre les pratiques du présentiel au distanciel,
  • Dans la résilience : Remettre en questions des pratiques qui fonctionnent sur site pour les adapter au management à distance et savoir se projeter dans « l’après ».

Des règles de communication

  • Garder le contact pour maintenir le lien qui peut se distendre : multipliez par 2, (par 3 !), la méthode des 5, 10, 15, 30, mais surtout adaptez-la !
  • Mieux communiquer : ce n’est pas « communiquer plus », c’est avoir une communication de qualité, choisie et pertinente. C’est la base de la cohésion et de l’harmonie au sein de l’équipe. En se détériorant, elle devient la source de tensions palpables et de conflits réels et latents. Le manager doit la favoriser et en prendre l’initiative,
  • Utiliser le feedback de façon systématique : un feedback de qualité en provenance d’un client, d’un collaborateur fait grandir l’équipe, met en lumière son fonctionnement (et ses dysfonctionnements) et améliore sa productivité.

Des règles d’organisation

  • Les salariés doivent pouvoir travailler ensemble aussi bien de loin que s’ils étaient dans les mêmes bureaux,
  • Bonne gestion du temps et des imprévus : cadencer la semaine avec des points d’étape (ou de rencontres), convenir de jours et de créneaux horaires communs (encore plus pour les équipes internationales !), tout anticiper, commencer les réunions à l’heure,
  • Utiliser les outils collaboratifs pour partager les informations pertinentes (projets en cours, comptes-rendus, calendriers, …) tout en veillant au bon niveau de formation des collaborateurs sur ces outils,
  • Savoir s’entourer : Recruter un manager de proximité si besoin !

Et si vous développiez votre puissance managériale et votre leadership grâce au coaching à distance ?

Les équipes dispersées peuvent manquer de motivation et de coordination dans les projets, ce qui provoque des pertes de temps et génère de la confusion ainsi que des tensions. Le principal défi du manager est alors de maintenir un engagement sans faille de ses équipes et trouver le juste équilibre entre la confiance et le contrôle, pour favoriser la créativité et l’autonomie.

Recrutement à distance, intégration des nouveaux collaborateurs (« on boarding ») à distance, suivi des collaborateurs à distance, … Le « à distance » devient une norme, avec un manager dont on exige qu’il soit à la hauteur sur tous les fronts et par tous les temps.

Manager une équipe en télétravail

L’humain reste le cœur de l’entreprise, qui en plus d’être un lieu de travail, est un espace de partages (parfois de frictions), et de convivialité : rencontres des différences, partages des savoirs, confidences devant la machine à café… Avec le télétravail, que deviennent ces moments de vie, ces instants si précieux pour tous ? Qu’en est-il du bonheur de revoir ses collègues, du besoin de se retrouver, et de renouer avec ses rituels ?

En télétravail ou en présentiel, la confiance reste la clé de la relation.

Agnes Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle

Le télétravail, tel qu’on le connait aujourd’hui, bouleverse l’organisation de l’entreprise. Il a révélé (et réveillé) certains managers qui sont loin des effets de manche et fait s’éteindre les fanfarons qui arpentent les couloirs de l’entreprise. Gérer une équipe en télétravail, surtout quand on est inexpérimenté exige de solides qualités. Il peut s’avérer par exemple difficile garder le moral quand on est seul toute la journée en tête à tête avec son ordinateur, même avec une vie familiale et des contacts réguliers avec ses collègues et sa famille. 

Je suis convaincue qu’on ne peut gérer une équipe en télétravail qu’en étant à l’aise avec cette solitude. 

Conseil de Coach : Pensez aux espaces de co-working, même si vous ne connaissez personne ! Il en existe de nombreux et certains hôtels ont même développé des prestations. 

Agnes Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle

C’est un excellent moyen de sortir de chez soi, de voir du monde et de créer un rythme. Sans compter qu’être avec d’autres personnes accroit la productivité. C’est ce qu’on appelle la co-présence. Ce nouveau rythme va vous éviter de vous épuiser et faire, à terme, un burn-out. Il va également ouvrir le champ pour d’autres activités : sport, marche, déjeuners en extérieur, …

Les outils du management à distance

Il en existe une multitude ! Slack, Zoom, Wetransfer, Trello, WhatsApp, Skype, groupes de messagerie interne… A vous de choisir celui qui vous convient le mieux pour organiser une visioconférence, en fonction de vos affinités, de la culture de votre entreprise, de vos projets, de votre besoin, de votre environnement informatique, … Ils ont leurs spécificités propres, et vous en utilisez probablement certains dans votre vie privée.

Ces outils vont bien sûr vous aider à organiser votre temps, planifier vos réunions, gérer vos projets, partager des informations, … Mais le meilleur outil du management à distance reste votre bon sens !

La distance ne remet pas en cause la légitimité du manager ; la gestion des équipes à distance entraine un exercice différent du leadership et de l’autorité.

Agnes Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle

À distance, en présentiel, en télétravail, on ne peut être manager que si on aime et respecte les humains. D’ailleurs, le terme de management peut se découper en MANagement et évoluer vers MENagement… Ça laisse songeur, vous ne trouvez pas ?

Vos questions – réponses sur le management à distance

Comment manager efficacement une équipe ?

Reprenez les 4 C du management (Confiance, Choix, Coopération et Convivialité) que nous avons développés plus haut. Évaluez-vous sur une échelle de 1 à 10 sur chacun de ces items. Quel manager êtes-vous ? Qu’avez-vous besoin d’améliorer ? Que devez-vous abandonner ? A cela, rajoutez une dizaine de « soft skills » : leadership, écoute, courage managérial, prise de risques… Evaluez-vous de nouveau et construisez votre plan d’actions. Ou mieux : prenez contact avec un coach professionnel, qui saura vous accompagner et vous encourager !

Comment gérer un projet à distance ?

La gestion de projet à distance requiert de sérieuses qualités d’anticipation, de planification et de pilotage. Pour commencer, la technique QQOQCCP peut vous aider : Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi. Attention, l’ordre des lettres est important ! 

Quels sont les outils de management ?

Il existe une multitude de tableaux de bord et d’outils de pilotage. En plus de la technique des 5, 10, 15, 30, pensez à la pyramide de Maslow pour renforcer l’engagement.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Retour haut de page