L’entretien professionnel

L’entretien professionnel et l’entretien d’évaluation sont tous deux des actes forts en termes de management et sont des moments privilégiés d’échange entre un manager et ses collaborateurs. La confusion entre les deux est fréquente ; pourtant il existe de nombreuses différences entre l’entretien professionnel et l’entretien annuel d’évaluation : l’entretien professionnel est une obligation légale, régi par un cadre et un déroulé stricts ; l’entretien annuel d’évaluation n’est quant à lui pas obligatoire et peut prendre des formats divers.
Alors, quelles sont les différences entre l’entretien professionnel et l’entretien annuel d’évaluation ? Quels sont leurs objectifs et leurs caractéristiques ? À la fin de cet entretien, je répondrai à trois questions sur l’entretien professionnel.

Qu’est ce qu’un entretien professionnel ?

Quels sont les objectifs de l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est l’occasion pour le salarié d’exprimer ses aspirations, ses possibilités d’évolution et ses souhaits de formation.
Il ne concerne donc pas l’évaluation de son travail, ce point étant réservé à l’entretien d’évaluation.

Obligatoire, l’entretien professionnel doit avoir lieu tous les deux ans à partir de l’entrée du salarié dans l’entreprise, puis tous les deux ans à partir de la date de l’entretien précédent.
Assimilé à du temps de travail effectif, il doit être conduit pendant les heures de travail et mené dans les locaux de l’entreprise.

Les points obligatoirement abordés sont :

• L’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualification et d’emploi,
• Les questions relatives au suivi des actions de formation, de certification et de progression salariale ou professionnelle du salarié,
• L’évaluation de son employabilité,
• La réflexion sur l’avenir du salarié, le poste occupé et son projet professionnel.

Que dire dans un entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est exclusivement dédié au projet professionnel du salarié. Il ne concerne donc pas l’évaluation de son travail.

• Faîtes part de vos souhaits de formation (indispensables pour votre employabilité actuelle et à venir),
• Soyez honnête sur vos souhaits d’évolution et votre avenir,
• Partagez votre projet professionnel.

Quels sont les collaborateurs concernés par l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel concerne tous les salariés de l’entreprise, sans distinction de contrat.
Dans des cas spécifiques, il est tenu d’organiser un entretien professionnel pour les salariés :

• Au retour de congé maternité,
• Au retour de congé parental d’éducation,
• Au retour d’un congé de proche aidant,
• Au retour d’une période de mobilité volontaire sécurisée dans les entreprises d’au moins 300 salariés,
• Au retour d’un congé d’adoption,
• Au retour d’un congé sabbatique,
• Au terme d’une période d’activité à temps partiel après un congé de maternité ou d’adoption,
• Au retour d’un arrêt de travail pour longue maladie,
• A l’issue d’un mandat syndical.

Un état des lieux tous les 6 ans

Tous les 6 ans, l’entretien professionnel doit faire l’objet d’un état des lieux du parcours professionnel du salarié.
Ce bilan permet de vérifier que les entretiens professionnels ont bien eu lieu et que le salarié a, au cours de son parcours professionnel :

• Suivi au moins une action de formation,
• Acquis un des éléments de certification professionnelle (diplôme, titre professionnel, etc.) par la formation ou par une validation des acquis de l’expérience (VAE), dans le cadre de la « loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel »,
• Bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.

Ce bilan fera l’objet d’un compte-rendu qui sera transmis au salarié.

Quelles sont les sanctions encourues par l’entreprise ?

Pour les entreprises de plus de 50 salariés et dans le cas où le salarié n’aurait pas eu d’entretien professionnel pendant ses 6 dernières années, ni bénéficié d’une formation obligatoire, l’entreprise devra abonder le compte professionnel de formation (CPF) du collaborateur et créditer son CPF de 3000 euros.

L’entretien professionnel n’est pas un exercice facile pour le manager qui doit faire preuve d’accueil, d’écoute, de neutralité et d’ouverture d’esprit.
En effet, le salarié doit se sentir en confiance pour s’exprimer librement et pleinement.

Qu’est ce qu’un entretien d’évaluation ?

A la différence de l’entretien professionnel, l’entretien d’évaluation peut prendre plusieurs formes et n’est pas imposé par la loi. Il n’existe donc pas de cadre légal pour l’entretien annuel d’évaluation.

Quels sont les objectifs de l’entretien d’évaluation ?

L’entretien d’évaluation est un entretien de performance, dont principal objectif est de faire le bilan des objectifs de l’année écoulée et poser les bases de l’année à venir.
C’est un « exercice de co-construction« , qui rend le collaborateur actif, même si la prise de décision finale appartient à son manager.

L’entretien d’évaluation est un outil de développement et de progrès, malheureusement souvent vécu comme une source d’appréhension, de la part du manager comme du collaborateur. Ce dernier pouvant avoir l’impression qu’il subit l’entretien et qu’il n’a aucun pouvoir pour en faire bouger les lignes.

Un client que j’accompagnais dans le cadre d’un coaching de dirigeant tenait les propos suivants : « C’est stressant d’évaluer un collaborateur, surtout si ses résultants sont moins bons cette année. Au même titre, ce n’est pas forcément évident de faire un entretien quand le collaborateur a eu d’excellents résultats. Il peut se barrer à tout moment si vous ne savez pas le retenir. Et il le sait ! »

Comment réussir son entretien d’évaluation ?

Préparer son entretien

La préparation de l’entretien d’évaluation doit se faire des deux côtés : par le salarié évalué et par le responsable hiérarchique. C’est un élément-clé de succès, et plus un entretien est préparé, plus cela permet d’aller directement à l’essentiel et se focaliser sur ce qui est important.
Selon votre poste et vos responsabilités, la préparation peut prendre plus de temps que vous ne le pensez. Commencez alors le plus tôt possible, en reprenant les différents échanges (C’est là qu’un feedback de qualité est utile !) que vous avez eus avec vos collaborateurs ou votre supérieur hiérarchique.

Ces différents échanges peuvent s’articuler autour des points d’étapes, des entretiens formels ou informels ou encore des bilatérales de l’année écoulée. Certaines entreprises conduisent ces entretiens sur une base trimestrielle.

Malheureusement, peu de managers prennent ce temps et formalisent ces moments d’échange.

Respecter l’autre

• Être disponible : la disponibilité à l’autre (et à soi) doit être complète. Je conseille à mes clients de s’isoler dans une salle de réunion et de laisser leur portable hors de vue et d’utilisation.
• Être ponctuel : il est inconcevable d’être en retard à ce rendez-vous ou de le décaler. Ce client me disait : « C’est un manque de respect terrible, on a pris rendez-vous l’un avec l’autre. On s’y tient. »
• Faire vivre Les quatre accords Toltèques de Don Miguel Ruiz. C’est une bible en termes de management et de communication. Les voici pour rappel :
  • Que votre parole soit impeccable,
  • Quoi qu’il arrive, n’en faîtes pas une affaire personnelle,
  • Ne faites pas de suppositions,
  • Faîtes toujours de votre mieux.

Si vous venez d’intégrer une entreprise, ou avez pris de nouvelles fonctions, rien ne vous empêche d’intégrer dans votre entretien d’évaluation un rapport d’étonnement. Bien au contraire ! Gardez toujours en mémoire que cet entretien est un temps de partage, nécessaire et constructif pour tous…

Gérer son émotivité

Volontairement, je parle d’émotivité et non d’émotion. Vous êtes libre, au cours de votre entretien d’évaluation de partager vos émotions :

• Vous êtes libre de dire que cette restructuration vous fait peur,
• Vous êtes libre de dire que le départ de ce dirigeant vous rend triste,
• Vous êtes libre de dire que les nouveaux process de l’entreprise vous font perdre du temps et vous mettent en colère,
• Et enfin vous êtes libre de dire que vous êtes heureux de la promotion qui vous été faite.

Par contre, je vous invite à être vigilant sur la façon dont cela s’exprime. Fondre en larmes, piquer une grosse colère et partir en claquant la porte peuvent être extrêmement préjudiciables. Votre émotion est légitime, vous avez probablement raison sur le fond, vous aurez effectivement « vidé votre sac », mais à quel prix ?

Entretien professionnel vs. entretien d’évaluation

Comme nous l’avons vu, ils remplissent tous deux des objectifs différents : l’un recense les aspirations du salarié en termes de projet professionnel, l’autre évalue ses performances sur une année écoulée.

Par le passé, les entreprises intégraient des éléments de l’entretien professionnel dans l’entretien d’évaluation. Même si elles peuvent choisir de les mener conjointement, ces deux entretiens sont distincts et font l’objet d’une restitution différente.

Que vous reveniez de congé maternité, de congé parental d’éducation, ou que vous deviez détailler vos performances à votre manager, l’entretien professionnel et l’entretien annuel d’évaluation peuvent être préparés dans le cadre d’un entretien de coaching.

Je crois qu’il indispensable, dans tout entretien d’évaluation d’intégrer des éléments de l’entretien professionnel.
Evaluer un collaborateur est une façon de s’assurer que le salarié est à l’aise dans son poste et qu’il est en phase avec la stratégie et les attentes de l’entreprise.

En effet, nul ne peut être performant s’il ne sait pas où il va !

A ce moment-là, il est de la responsabilité du manager de changer de posture, et de passer, tel un Coach, dans un registre d’accompagnement.

Les réponses à vos questions sur l’entretien professionnel