La gestion des compétences

La gestion des compétences est une fonction stratégique en entreprise. En effet, l’amélioration des compétences lui permet de développer sa performance, d’asseoir son avantage concurrentiel, de fidéliser ses talents et de pérenniser son activité.

Pilotée approximativement, elle met en danger l’existence de l’entreprise. Sans compter qu’elle peut vite tourner court et se transformer, au mieux en casse-tête, au pire en usine à gaz.

Quelle est la définition de la gestion des compétences ? Quels sont les outils d’évaluation des compétences ? Quelles sont les pratiques ? À la fin cet article, je répondrai à trois questions sur le management des compétences et le rôle de la fonction RH.

Définition de la gestion des compétences

On appelle gestion des compétences, la façon dont une entreprise gère son capital humain, en mettant en adéquation, avec ses objectifs stratégiques de développement, trois éléments :

• Les effectifs,
• Les emplois,
• Les compétences (savoir, savoir-faire, savoir-être individuels et collectifs).

Outil opérationnel, le management des compétences incombe généralement à la direction des Ressources Humaines. 

Processus de gestion des compétences

Qui dit gestion des compétences dit bien sûr GPEC (Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences). Selon le Ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion, la GPEC « est une méthode pour adapter – à court et moyen termes – les emplois, les effectifs et les compétences aux exigences issues de la stratégie des entreprises et des modifications de leurs environnements économique, technologique, social et juridique. 

La GPEC est une démarche de gestion prospective des ressources humaines qui permet d’accompagner le changement. Elle doit permettre d’appréhender, collectivement, les questions d’emploi et de compétences et de construire des solutions transversales répondant simultanément aux enjeux de tous les acteurs concernés : les entreprises, les territoires et les actifs ».

Le Ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion précise également que « Le Code du travail (article L 2242-20) impose aux entreprises et groupes d’entreprises d’au moins 300 salariés, ainsi qu’aux entreprises et groupes d’entreprises de dimension communautaire comportant au moins un établissement ou une entreprise d’au moins 150 salariés en France, une obligation de négocier sur la gestion des emplois et des parcours professionnels tous les 3 ans. Toutefois, les partenaires sociaux peuvent, par un accord global aménageant la mise en œuvre de cette négociation, décider d’une périodicité pouvant aller jusqu’à 4 ans ».

La GPEC permet de s’assurer que l’entreprise dispose des compétences individuelles et collectives adéquates au bon moment pour mettre en œuvre sa stratégie et donc assurer sa pérennité. 

La gestion des compétences en ressources humaines suit un processus dynamique et opérationnel, qui vous permettra par la suite de créer votre matrice de compétences et votre grille de compétences RH.

Identifier les compétences actuelles

C’est un diagnostic, une auto-évaluation des compétences individuelles et collectives dont l’entreprise dispose à un instant précis.

Les compétences individuelles sont liées au savoir-faire (connaissances « métier », compétences techniques, expertise, …) et au savoir-être (« soft skills », comportement, …). Les compétences collectives sont quant à elles, la capacité du groupe à mettre en commun des compétences de savoir-faire et de savoir-être pour travailler ensemble en vue d’atteindre les objectifs de l’entreprise. Les compétences collectives ne sont donc pas la somme des compétences individuelles…

Déterminer les besoins de l’entreprise et les compétences futures

• Quelles est l’évolution du marché ?
• Comment l’entreprise peut-elle anticiper pour s’adapter à toutes ses transformations numériques et culturelles ?
• Quels sont ses besoins en termes de formation, de mobilité, de recrutement, d’évolution et d’actualisation des compétences ?

Le management des compétences s’interroge également sur la gestion des départs liée à la pyramide des âges.

Communiquer

Même si la procédure de gestion des compétences relève de la fonction RH, il est indispensable d’associer l’ensemble des acteurs de l’entreprise : organisations syndicales, direction générale, managers de proximité et salariés. Chacun doit avoir une vue globale sur les métiers, les compétences requises et les formations proposées, pour se positionner, évoluer et développer son employabilité.

Evaluer

Mise à jour en permanence, l’évaluation se fait grâce aux entretiens annuels, aux feed-backs réguliers ou aux échanges quotidiens entre le manager et ses collaborateurs.

A quoi sert la gestion de compétences ?

La gestion des compétences pose un diagnostic sur les compétences que l’entreprise dispose à l’instant T et sur celles à développer et à acquérir pour atteindre ses objectifs dans le futur. Bien pilotée et actualisée régulièrement, la gestion des compétences et des talents s’inscrit sur le moyen et long termes. Le suivi des compétences est un outil puissant pour :

Développer les hommes et les femmes de l’entreprise

C’est même sa 1ère vocation ! Les transformations, les évolutions du marché obligent les entreprises à être à la pointe en termes de développement de leurs salariés si elles veulent s’adapter, rester performantes et compétitives et poursuivre leur activité. La gestion des compétences est l’une des bases de la conduite du changement.

Entretenir la motivation

Être plus qualifié dans son métier permet de le faire mieux, d’être plus à l’aise, d’en tirer une satisfaction personnelle et de développer sa confiance en soi. Elle permet aussi d’ouvrir le champ des possibles et d’envisager par exemple de nouvelles fonctions ou de devenir un expert dans un domaine spécifique. Cette montée en compétences est une grande richesse dans la gestion des carrières de l’entreprise.

Fidéliser les talents

Proposer des formations adéquates, développer les collaborateurs sont certes des investissements financiers et humains, mais avant tout des preuves de reconnaissance et de confiance qui génèrent fidélisation et engagement des salariés.

Affiner les recrutements

Un recrutement coûte cher. Il est donc indispensable, avant de se lancer dans ce processus d’avoir une connaissance parfaite des compétences et des talents des « forces vives » de l’entreprise. Cette connaissance permet alors d’arbitrer entre mobilité, promotion et recrutement ciblé.

Identifier les Hauts Potentiels

Les HP (ou Hi Po – High Potentials), HPI (Hauts Potentiels Intellectuels), ou encore adultes zèbres, nécessitent une gestion à part. Leurs traits de caractère, leur personnalité en font des moteurs d’innovation au sein de l’entreprise, et il est fort regrettable de les voir partir vers la concurrence qui aura mieux su les reconnaître et les retenir. 

Repenser l’organisation de l’entreprise

La gestion des compétences offre également à l’entreprise la possibilité de repenser son organisation et de travailler de façon plus transverse, comme dans la gestion de projets. Cette nouvelle façon de collaborer peut se développer grâce à l’intelligence collective. Elle replace la vision, la mission et le sens au cœur des priorités des salariés.

Les outils de gestion des compétences 

La gestion de compétences s’anticipe et se construit pour accompagner l’entreprise dans ses défis. Son objectif est de replacer les compétences et les talents au cœur de l’entreprise. Ses outils sont les suivants :

L’entretien professionnel 

Il est régi par la loi et obéit à un cadre strict. Son ambition est de permettre au salarié de s’exprimer sur :

• Ses souhaits de formation (indispensables pour son employabilité),
• Ses aspirations,
• Ses ambitions,
• Ses possibilités d’évolution.

L’entretien professionnel doit avoir lieu tous les deux ans et un état des lieux doit être effectué tous les deux ans.

L’entretien annuel d’évaluation

Il est facultatif mais reste fortement recommandé. Evaluer un collaborateur est un acte fort en termes de management. C’est un entretien de performance dont l’objectif est de faire un bilan de l’année écoulée. En fonction des responsabilités, de la date d’arrivée du collaborateur, le manager (ou le collaborateur) peut proposer plusieurs rencontres dans l’année. C’est également un temps d’échanges ; et l’entretien d’évaluation, un outil de développement et de progrès.

Le bilan de compétences

Comme son nom l’indique, le bilan de compétences recense et analyse :

• Les compétences professionnelles et personnelles d’un individu,
• Ses aptitudes,
• Ses motivations dans le cadre d’un projet professionnel.

Il est accessible à toute personne en recherche d’emploi ou salarié du secteur privé ou public.

Le feedback

Un feedback de qualité est indispensable pour progresser. Selon une enquête publiée par Deloitte en 2017, « 50% des collaborateurs estiment qu’on ne leur donne pas un feed-back satisfaisant sur les points qu’ils pourraient améliorer ». Ça donne matière à réflexion !

Le plan de formation

Il s’appelle Plan de Développement des Compétences depuis 2019. C’est un outil stratégique de l’entreprise. Son objectif est de mettre en œuvre, piloter et suivre l’ensemble des actions de formation pour tous les salariés.

La GPEC 

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences a été mise en place en 2005 par Jean-Louis Borloo. Elle part de la stratégie de l’entreprise dont découlent les recrutements, les mobilités, les départs, les besoins de formation… 

Le PDI 

Le Plan de Développement Individuel est un plan d’actions dont l’objectif est de mesurer le delta entre les niveau actuel de compétences d’un collaborateur et le niveau défini pour un poste (on est ici dans le cadre d’une mobilité ou d’une promotion interne).

Le référentiel de compétences

Il recense en détail les compétences à maîtriser par métier et permet de réaliser une cartographie précise, qu’il est indispensable de faire évoluer afin de les adapter aux exigences du marché.

Il existe également sur le marché de nombreux outils SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines). Ces logiciels de gestion des compétences et des talents peuvent vous aider dans la construction de tableaux de bord et d’outils de pilotage. Ils sont utiles pour élaborer et suivre par exemple votre plan de formation. Il existe par ailleurs des outils de gestion des compétences gratuit et assez simples d’utilisation.

Conseil de Coach : Choisissez votre outil de gestion des compétences en fonction de la taille de votre entreprise et de ses projets de développement.

Agnes Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle

Ces outils d’évaluation des compétences professionnelles vont vous permettre de construire une matrice des compétences et de cartographier le capital humain, « la force vive » de votre entreprise.

Gestion des compétences et management

Gérer les compétences demande de l’analyse, de l’empathie, de la patience et de la persévérance. Cela prend du temps d’observer les individus, les équipes, de détecter leurs potentiels et leurs talents, et d’évaluer leur implication au même titre que la satisfaction qu’ils tirent de leur travail.

Le rôle du manager de proximité est ici fondamental. Au plus proche de son équipe, il  est censé connaitre ses collaborateurs, leurs potentiels et les compétences utilisées mieux que personne. Il a la responsabilité de les développer pour les faire monter en compétences et les responsabiliser. Dans son quotidien, il peut par exemple mettre en place des formats d’apprentissage qui vont profiter à l’individu et au collectif. 

Cette démarche s’inscrit dans une logique de co-constrction, développée dans l’intelligence collective, peu couteuse à développer en entreprise, et qui répond à des besoins spécifiques (ce qui n’est pas toujours le cas malheureusement de la formation, souvent trop généraliste).

Bien menées, les pratiques de la gestion des compétences sont des leviers puissants de transformation de l’entreprise. Elle permet à chacun de développer son adaptabilité et son employabilité en anticipant sur les besoins de demain.

La gestion des compétences est un « mécanisme vivant », qu’il faut enrichir, nourrir, et faire grandir pour maintenir et accroitre la satisfaction personnelle et collective, la performance et le bien-être.

Agnes Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle

Le projet est donc très ambitieux, et la notion de plaisir doit être à l’esprit de chacun en permanence. 

La gestion des compétences et des talents est un actif intangible d’une grande richesse. Pilotée par les RH, elle est au cœur des enjeux de l’entreprise. La notion de compétences et ses usages en gestion des ressources humaines est tout un art ; c’est une activité transverse, qui implique les managers, les salariés et la Direction générale. La fonction RH est donc la pierre angulaire de ce dispositif stratégique.

Les réponses à vos questions sur la gestion des compétences