Le Management Kaizen

Le management Kaizen est une technique d’amélioration continue de l’ensemble des processus de fonctionnement de l’entreprise. Chaque salarié, à son niveau, est impliqué et concerné dans ce principe d’amélioration. Sa mission est d’être vigilant sur la valeur ajoutée et la pertinence de chaque tâche dont il a la responsabilité.

A la différence des méthodes de l’ingénierie, quelque peu brutales, l’approche Kaizen repose sur le bon sens et ne prône pas le changement brusque et sans concertation. C’est au contraire une méthode qui repose sur l’observation et qui doit devenir un réflexe permanent. 

Cette attention de tous et de tous les instants vise à garder et améliorer ce qui fonctionne et réparer ce qui peut l’être. Alors, quelle est la définition du Kaizen ? Quels sont les principes du Kaizen ? Quelles sont les différences avec les autres méthodes d’amélioration de la qualité ?

Définition de Kaizen

Selon Wikipedia, « Le Kaizen est un processus d’amélioration continue fondée sur des actions concrètes, simples et peu onéreuses. Le Kaizen est tout d’abord un état d’esprit, qui nécessite l’implication de tous les acteurs ».

La démarche Kaizen (改善) s’inspire de la philosophie japonaise. Son étymologie se découpe ainsi :

• « Kai » signifie « changement »
• « Zen » signifie « mieux ».

En Français, Kaizen signifie donc « un changement pour du mieux », ou encore « analyser pour rendre meilleur »… La méthode Kaizen est donc un principe d’amélioration continue. 

Les principes de Kaizen 

Le Kaizen est né au Japon et son créateur est Taiichi Ohno, ingénieur chez Toyota. C’est d’ailleurs dans la firme automobile que le principe Kaizen est l’exemple le plus emblématique.

Le concept Kaizen avait pour objectif d’améliorer le fonctionnement des chaines de production de l’entreprise.

L’approche Kaizen est simple dans sa compréhension et sa mise en place dans l’entreprise. Elle serait, selon certains, une des composantes de la compétitivité japonaise.

La méthode Kaizen s’articule autour de 4 éléments :

• Les 5S,
• Le TQM,
• Le Lean management,
• La roue de Deming (« Deming wheel« ).

Les 5S

• « Seiri » ➡️ « Débarrasser ».

Il s’agit de supprimer tout ce qui ne contribue pas à l’exécution de la tâche à effectuer. Le « au cas où » n’existe pas et le collaborateur peut ainsi se consacrer à la réalisation du travail en cours, sans être interrompu ou distrait. Cela lui permet non seulement de gagner du temps et éviter les erreurs.

• « Seiton » ➡️ « Ranger ».

Les objets inutiles sont rangés et classés minutieusement. Chacun peut alors trouver les informations qu’il recherche, sans perdre de temps.

• « Seiso » ➡️ « Nettoyer ».

Il s’agit de nettoyer régulièrement le plan de travail et ainsi le préparer aux projets à venir. Cette phase est également un temps d’analyse et de corrections des dysfonctionnements.

• « Seiketsu » ➡️ « Standardiser ».

Les 3S précédents doivent devenir la norme de fonctionnement de l’entreprise. La standardisation permet de gagner du temps, limiter les erreurs, et bannir les actions coûteuses et sans valeur-ajoutée.

• « Shitsuke » ➡️ « Maintenir la discipline ».

L’application des 5S requiert discipline et un respect sans faille des règles érigées. Les 5S fonctionnent sur un engagement total des employés qui doivent fournir un effort permanent et régulier. C’est une méthode qui fait progresser les individus, les équipes et donc l’entreprise dans sa globalité.

Avantages des 5S

• Faible coût,
• Implication et engagement de tous,
• Optimisation des conditions de travail (sécurité, déplacements, propreté, …),
• Optimisation du temps de travail,
• Impact direct sur le CA,
• …

Inconvénients des 5S

• Perte de prise d’initiative,
• Travail morcelé et monotonie dans l’exécution des tâches,
• Peu de visibilité globale du projet,
• Approche et philosophie très culturelles, dont l’application peut être difficile dans certains pays (en France par exemple !).

Le TQM

Le « Total Quality Management » (Management de la qualité totale) repose sur :

• La réduction des gaspillages,
• Une parfaite gestion et maîtrise des stocks,
• L’optimisation du temps et des conditions de travail,
• L’amélioration permanente des produits ou services de l’entreprise,
• Un management performant, centré sur la responsabilisation de chacun.

Le Lean management

C’est la gestion « sans gaspillage », appelée encore gestion « au plus juste ». Son objectif est la satisfaction des clients et l’engagement (et donc la performance) des collaborateurs.

La roue de Deming

C’est une méthode en 4 étapes :

• « Plan » : Préparer, planifier,
• « Do » : Mettre en œuvre, réaliser, tester,
• « Check » : Vérifier, contrôler, 
• « Act » (ou « Adjust« ) : Agir, ajuster en fonction des actions précédentes.

Chacun de ces 4 éléments repose sur la communication, sur des pratiques managériales bienveillantes et surtout sur la capacité à faire des feedbacks constructifs de la part du management.

L’approche Kaizen serait incomplète si nous ne parlions pas de la méthode « Six Sigma« , déposée en son temps par l’entreprise Motorola, et dont l’objectif est le zéro défaut. Sa méthode de travail est basée sur la roue de Deming (PDCA).

Mise en place de la méthode Kaizen

Le Kaizen se met en place via une équipe composée de membres de l’ensemble des départements de l’entreprise ou par le service qualité qui suite à des observations ou un audit définissent de nouvelles façons de procéder.

Chaque direction est ensuite responsable de la mise en oeuvre et de l’application de chacun des outils Kaizen. L’effort de formation qui soutient la démarche Kaizen est alors permanent. 

Le feedback est encore ici déterminant. C’est un outil que le « manager Kaizen » doit donc à tout prix maîtriser.

Management Kaizen ou management Kaikaku ?

Le kaikaku (改革) signifie « changement brutal » et s’oppose ainsi au Kaizen, qui prône le changement par petites étapes.

Il appelle à une transformation radicale de l’entreprise sur des aspects humains, techniques et organisationnels. Son investissement est souvent élevé et s’il est mal piloté, ses conséquences peuvent être douloureuses.

On sait qu’un changement d’envergure fait peur et génère, à juste titre, des résistances. De petits changements, car mieux appréhendés, suscitent moins de craintes et de réactions défensives.

Quoiqu’il en soit, un projet de transformation, même minime ou anodin pour certains, peut paraître brutal. La conduite de changement est un exercice délicat et hautement périlleux.

Conseil de Coach : Fixer des indicateurs de qualité et des objectifs intermédiaires que chacun pourra s’approprier.

Agnès Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle

Lean vs. Kaizen. vs Six Sigma

Lean Management	Management Kaizen	Management Six Sigma
Elimination des gaspillages	Analyser pour rendre meilleur	Objectif Zéro Défaut
Suppression des opérations qui ne créent pas de valeur ajoutée (et qui engendrent un coût inutile)	Petits changements	Focus sur l’amélioration de la qualité finale du produit

Il n’existe pas de méthode meilleure ou moins bonne qu’une autre ! Tout va dépendre du projet de développement de l’entreprise, du niveau de maturité des équipes, de leur engagement, de la personnalité du dirigeant, et bien sûr du coût du projet.

La méthode Kaizen s’inscrit dans la durée ; chaque jour étant une opportunité de transformation. 

A travers les 5S, le TQM, la roue de Deming ou encore le Lean management, le management Kaizen ne peut se déployer sans l’engagement total de tous les collaborateurs, qui sont responsabilisés chacun à leur niveau et acteurs du changement. 

Le Kaizen est donc avant tout une philosophie.