Le travail à distance

Le travail à distance en France, ou télétravail, était avant le 17 mars 2020, une pratique confidentielle mal perçue par les entreprises. Selon les estimations du Ministère du Travail, près de huit millions de salariés français sont passés au télétravail du jour au lendemain, pendant la période de confinement.

La crise de la COVID-19 a contraint les entreprises à basculer dans un fonctionnement quasi-inconnu : management à distance, mise en place de « e-réunions », plus de confiance, … L’accélération de la mise en place du télétravail les a profondément désorganisées et fait émerger de nouvelles pratiques.

Mais qu’entend-on par travail à distance, que dit la loi ? Quels sont les avantages et les dangers du télétravail ? Comment trouver le bon rythme pour manager ses équipes à distance ? Comment devenir un pro du télétravail ? Comment peut-il être un levier de transformation de l’entreprise ?

A la fin de cette chronique, je répondrai à 3 questions sur le travail à distance.

Définition du travail à distance

Le travail à distance, que l’on appelle également télétravail, désigne selon l’article L1222-9 du Code du travail, « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

L’article apporte également les précisions suivantes : 

« Est qualifié de télétravailleur au sens de la présente section tout salarié de l’entreprise qui effectue, soit dès l’embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini ci-dessus. Le télétravail est mis en place dans le cadre d’un accord collectif ou, à défaut, dans le cadre d’une charte élaborée par l’employeur après avis du comité social et économique, s’il existe ». 

« En l’absence d’accord collectif ou de charte, lorsque le salarié et l’employeur conviennent de recourir au télétravail, ils formalisent leur accord par tout moyen ».

Le télétravail s’oppose donc au travail sur site (locaux de l’employeur). Un salarié en télétravail peut donc travailler depuis son domicile (il aura alors le statut de travailleur à domicile), mais également dans un bureau équipé et mis à sa disposition par son entreprise, ou encore dans tout autre lieu choisi en concertation avec son employeur (espace de co-working, …).

Même si le télétravail n’est ni un droit ni une obligation, la loi suggère aux entreprises de le règlementer, par le biais d’un accord collectif ou d’une charte, qui en définira les modalités. La rédaction d’un accord collectif représente la politique de télétravail de l’entreprise. C’est un travail d’expert, et je vous conseille pour cela de faire appel aux services d’un avocat. de vous rapprocher d’un professionnel.

Les avantages du télétravail

Si votre emploi le permet, si vous êtes rigoureux, discipliné, autonome, que la solitude ne vous pèse pas trop et que vous aimez (et savez) gérer votre temps comme vous l’entendez, alors le télétravail est fait pour vous.

Plus d’autonomie !

L’autonomie est la capacité à se prendre en charge pour réaliser une mission.

Par exemple, dans le cadre d’un objectif global, être autonome consiste à se fixer des objectifs individuels intermédiaires, avec un planning, une feuille de route et un plan d’actions pour atteindre l’objectif formulé.

Cette autonomie va généralement de pair avec le niveau de maturité acquis dans son poste.

Plus de liberté !

Le travail à distance ouvre grand la porte à la liberté, en termes de prises d’initiatives, de risques ou encore d’aménagement de son temps de travail de loisirs. Tout en respectant certaines obligations, à vous la liberté de vous connecter à la fraîche, de prendre du temps pour vous et d’organiser votre journée !

Plus de créativité individuelle !

Travailler de chez soi ou dans un tiers-lieu favorise la créativité individuelle. Est-elle liée à l’absence de collègues auprès desquels on peut poser des questions, sans même chercher par nous-mêmes ? Cette façon de faire les choses différemment nous conduit à faire émerger et développer de nouvelles compétences.

Plus de productivité !

Moins de bruit que dans un open space, moins de sources de distraction, moins de temps perdu, la productivité ne baisse pas en télétravail, bien au contraire !

L’expérience « grandeur nature » à laquelle la COVID-19 a contraint les employeurs et les salariés à revoir leur avis sur le télétravail. Au final, tout le monde y trouve son compte.

Plus de temps pour soi et ses proches !

Plus de temps de sommeil, moins de temps dans les transports et donc moins de fatigue nous amènent à voir différemment l’organisation de nos journées : sport, moments d’échange avec famille et amis.

De l’entretien de recrutement à la gestion de projet, en passant par les réunions, la formation, la préparation d’entretien client, le RDV fournisseur, on peut en faire des choses en télétravail ; mais rien ne remplace la relation humaine.

Les dangers du télétravail

Chaque médaille a son revers. La liberté qu’il amène peut conduire à plus d’isolement, l’autonomie à moins d’interactions avec ses collègues, … Mais gardons à l’esprit que tout est question de justesse et d’équilibre. La vérité est au milieu !

Plus d’isolement (et de solitude)

On a beau avoir toutes les nouvelles technologies à notre disposition pour communiquer, et en dépit de la multiplication de la visioconférence, rien ne remplace le lien « réel » qui crée une émulation saine et créative entre les collègues et les équipes.

Plus de difficultés à se déconnecter

Le travail vient envahir la sphère personnelle et fait disparaitre la frontière vie perso – vie pro. C’est ce qu’on appelle le « blurring out ». Difficile de faire des pauses quand on est seul, difficile de fermer son ordinateur quand on est happé par un dossier et qu’on n’a pas à se soucier du temps de transport…

Sans compter qu’on a souvent tendance à vouloir en faire plus que ses collègues sur site et que l’ordinateur au beau milieu du salon nous tend les bras, même après une journée bien remplie.

Plus de « e-réunions »

Comprenez la réunion à distance, avec tout ce que cela comporte : entre les problèmes de connexion, ceux qui n’arrivent toujours pas à partager les fichiers, qui croient qu’on va mieux les entendre s’ils hurlent le nez sur la caméra (avec zoom sur leur calvitie), on a le combo d’une réunion gagnante !

Plus d’informations de toute part

Les sources d’information se sont multipliées, et avec elles, les erreurs ou les approximations ainsi que la perte de temps (pour éplucher les document et trouver l’infographie qui va bien). 

Conseil de Coach : soyez doublement vigilant sur les étapes de vérification !

Agnes Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle

Plus de stress et de RPS

Un isolement mal vécu, des e-réunions qui s’enchainent, des conditions de travail difficiles et une connexion quasi-permanente, peuvent provoquer à terme un burnout. Soyez en alerte sur ces symptômes d’épuisement professionnel. 

Manager ses équipes à distance

Il est illusoire de penser que le travail à distance s’exerce de la même façon que celui sur site. Le rythme, la concentration, le rapport au temps, la nature des tâches sont différents.

Le télétravail implique de repenser son savoir-être et ses habitudes, que l’on peut décliner en 7 pistes de réflexion et d’action.

Animer

En tant que coach professionnelle, je pense que c’est ici que réside le plus gros challenge : comment maintenir l’esprit d’équipe, l’émulation et la motivation entre les collaborateurs sur site et ceux qui sont en « home-office » ?

Conseil de Coach : faîtes preuve de patience ; évitez de demander tout pour tout de suite !

Agnes Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle

Ils se croisent beaucoup moins et n’ont que très peu d’occasions d’échanger en face à face. Comment alors faire travailler ensemble ce petit monde, en maintenant le bien-être des collaborateurs tout en assurant la performance de l’entreprise ?

Mobiliser

L’objectif est de fédérer autour de la raison d’être de l’entreprise. Il s’agit de mobiliser l’ensemble des collaborateurs autour de projets communs pour développer et soutenir leur motivation, mais également pour renforcer la cohésion et le sentiment d’appartenance.

Conseil de Coach : créez des rituels et mettez en place des routines (morning coffee, visioconférences, …)

Agnes Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle

Définir de nouvelles règles de fonctionnement 

Comment « mieux vivre et travailler ensemble » ? Comment faire vivre ces règles dans son quotidien, avec ses collaborateurs, sa hiérarchie, ses pairs, ses clients, ou encore ses fournisseurs en termes :

• D’écoute individuelle et collective,
• D’empathie,
• D’attention,
• De gratitude,
• De vigilance,
• D’expression des émotions,
• De solidarité et de fraternité,
• De savoir-être.

Conseil de Coach : avant tout, gardez votre sens de l’humour. C’est la base du « mieux vivre et travailler ensemble »

Agnes Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle

Modifier et adapter les outils de pilotage

Il ne s’agit pas de balayer d’un revers de main certains outils et rituels : les réunions par exemple gardent toute leur importance, mais leur rythme, leur format et leur durée peuvent être repensés :

• Réunions de lancement et de clôture de la journée : à affiner en fonction du niveau de maturité de l’équipe,
• Format plus court (45 minutes maximum, réunion préparée par tous qui débute et finit à l’heure, ordre du jour précis, « time keeper »),
• Format plus collaboratif ou participatif, et donc moins descendant, avec des propositions innovantes qui favorisent le développement de l’intelligence collective,
• …

Ces réunions ne sont ni des outils de contrôle, ni de « flicage ». Elles ont pour objectif :

• De cadrer les responsabilités de chacun, 
• De maintenir le lien,
• De renforcer le sentiment d’appartenance,
• De guider les collaborateurs vers plus d’autonomie.

De plus, même si les KPI et les plans d’actions restent importants, ces e-réunions sont aussi l’occasion :

• D’évaluer le moral des équipes,
• De recenser leurs besoins, 
• D’être vigilant vis à vis des collaborateurs sur-investis (commencent plus tôt / finissent plus tard que d’habitude, envoient plus de mails, font peu de pauses, …), et de ceux qui ont plus de mal à s’organiser (abonnés absents aux mails, aux appels et sollicitations diverses, …),
• De reconnaître les efforts et les performances des équipes,
• De valoriser les résultats passés,
• D’associer chacun au projet d’entreprise et au développement futur.

Être exemplaire

L’exemplarité est l’une des principales « soft skills » du dirigeant et du manager. Elle s’exprime dans de nombreux domaines, et plus particulièrement dans les registres du management, de la communication et de la gestion des émotions.

A ce propos, que pensez-vous de vous inspirer des quatre accords toltèques ? 

S’appuyer sur les managers de proximité

Le manager de proximité est la pierre angulaire de l’entreprise. Sa mission ne cesse d’évoluer et dans le cadre d’une conduite de changement, comme cela est le cas avec la mise en place du télétravail, son rôle est crucial.

Mettre en place une organisation rigoureuse

Cela implique que le manager sait :

• Qui est en télétravail, 
• Qui est sur site, 
• Quels jours,
• Combien de temps,
• …

Cette nouvelle façon de travailler induit nécessairement :

• Un planning rigoureux pour plus d’anticipation et de visibilité, 
• Un contrôle juste et adapté,
• Une bonne gestion du temps et des priorités. 

L’objectif ici est de trouver le bon rythme entre présence sur site et travail à domicile. Il est difficilement envisageable pour un manager que ses équipes soient en télétravail 3 semaines d’affilée. Où serait alors la raison d’être de l’entreprise et que signifierait l’appartenance ?

Trouver le rythme implique des essais et surtout une communication de qualité, afin que les solutions mises en place donnent satisfaction et soient viables sur le long terme. Ce rythme est propre à chaque équipe ; et ce qui est bon pour l’une ne fonctionnera peut-être pas pour l’autre.

Si aucune solution n’est trouvée, le manager aura alors la responsabilité de passer sur une approche plus directive, même si une réponse collective (et collaborative) est toujours plus fédératrice. 

Ce nouveau rythme, sous réserve qu’il ne bouscule pas trop les équilibres, peut bien sûr être aménagé. Rien n’est figé, tout est possible ! Une fois de plus, l’entreprise est en plein tâtonnement. 

Devenez un pro du télétravail !

On ne devient pas un « pro du télétravail » en un claquement de doigt. La crise de la COVID-19 a propulsé, du jour au lendemain, des millions de salariés dans le grand bain avec remous du télétravail.

Ce qui était pour certains, une pratique plutôt confidentielle de 2 jours par mois, et pour d’autres une découverte (avec son lot de questionnements et d’inquiétude) est devenue une façon de travailler officielle. On est passé du « rien ou presque rien » au « tout ».

5 conseils pour bien télétravailler

Le 6 avril dernier, alors que nous étions en plein confinement, j’ai réalisé une vidéo dans laquelle je donnais « 5 conseils pour un télétravail zen et efficace ». Je vous invite à la découvrir ci-dessous. Et si vous êtes « débutant en télétravail« , cela vous donnera quelques pistes.

Vous avez maintenant toutes les astuces pour devenir un « pro du télétravail » ! Pourquoi ne pas essayer le coaching à distance ?

Les chiffres du télétravail

• Près de 4 salariés sur 10 (39%) a télétravaillé pendant le confinement ¹, dans les entreprises de plus de 10 salariés, ils étaient 62% sur la totalité du temps d’activité,
• Il est difficile de chiffrer ce taux précisément, mais on estime qu’il a concerné entre 5 et 8 millions de personnes dans le privé ¹,

• 85% des DRH ² indiquent que le développement du télétravail est souhaitable,

• 73% des employés français ³ aimeraient télétravailler jusqu’à deux jours par semaine (1 jour par semaine serait suffisant pour 25% des sondés, 48% d’entre-eux opteraient pour 2 jours hebdomadaires), 
• Pour 1 employeur sur 3, cela ne semblerait pas insurmontable ³,

• 3 salariés sur 10 disent avoir vu leur santé psychologique se dégrader et plus de la moitié des télétravailleurs (54%) disent ne pas avoir bénéficié d’un accompagnement suffisant ¹,
• 85% veulent poursuivre l’expérience du travail à domicile ⁴,
• 53 % déclarent vouloir plus de règles de fonctionnement pour l’encadrer ⁴,
• 89% des employeurs ³ pensent que la majorité de leurs collaborateurs sont suffisamment autonomes pour travailler à distance,
• Seuls 12% des dirigeants ³ considèrent que leurs équipes sont moins productives lorsqu’elles travaillent à distance,
• 85% des employés ne voient pas d’impact sur leur productivité en télétravail,
• 12% se considèrent même beaucoup plus productifs en télétravail,
• 42% globalement plus productifs,
• 31% ne voient aucune différence ³,

• Pour 81% des Français ³ , il s’agit d’une tendance de fond qui va s’accentuer dans le futur. Cette vision est encore plus prononcée chez les managers (89%), et les dirigeants (85%) que chez les employés (74%) ³,
• 40% des décideurs sont ouverts à une formation en management à distance ³. Les dirigeants reconnaissent à 44% avoir besoin d’aide à ce sujet ³(vs. 36% pour les managers).

A la lecture de ces chiffres, le travail à distance est loin d’être un phénomène de mode. C’est un plébiscite qu’il va falloir encadrer et accompagner. La crise de la COVID-19 contraint les entreprises à revoir leur mode de fonctionnement dans leur globalité. Et si cette crise, aussi brutale et douloureuse soit-elle était une opportunité de transformation en profondeur ?

Le télétravail, levier de transformation des entreprises

La confiance !

Qui dit télétravail, dit confiance. C’est la base de toute relation. Il s’agit de la confiance partagée et mutuelle, entre un manager et son collaborateur, et vice-versa, qui crée l’alliance et nourrit la dynamique de la relation.

Nul besoin d’être sur site pour travailler. Celui qui se la coulait douce en présentiel continuera en télétravail !

Agnes Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle

Par contre, celui qui est consciencieux à son bureau, le sera tout autant – voir plus – à distance. 

La raison d’être de l’entreprise

La crise de la COVID-19 oblige les entreprises à s’interroger sur leur mission, leur vision, leurs valeurs et leurs objectifs :

• Quels sont-ils ?
• Ont-ils été bousculés ?
• Ont-ils été consolidés ? 
• De nouveau paradigmes sont-ils apparus ?
• Comment l’entreprise peut-elle se transformer et évoluer vers une nouvelle organisation, plus apprenante, plus humble avec des process de travail innovants et protecteurs ?

Ces questionnements sont importants car ils conditionnent l’engagement et la motivation des salariés.

Le management durable

On l’appelle également le « green management ». C’est un management vertueux qui accorde une large part :

• À la RSE, 
• À la QVT,
• Au sens, 
• À l’intelligence émotionnelle, 
• À la responsabilisation des collaborateurs, 
• À la mise en place de nouvelles pratiques managériales, 
• À la conduite de changement,
• Aux actions sociales, 
• Au mécénat de compétences,
• …

Ces transformations sont un changement de Type II, autrement dit une modification du système en profondeur. Pour en savoir plus sur la conduite de changement en entreprise, je vous invite à prendre connaissance de la chronique que j’ai rédigée sur le sujet. 

Le rôle du leader

Parce que c’est celui qui entraîne, qui donne le tempo, qui fédère autour du projet de l’entreprise, on ne peut pas parler de la mise en place de nouvelles règles de fonctionnement sans y associer le leader, qui se doit d’être exemplaire, humble et authentique.

Un leader authentique a fait le choix d’un juste équilibre entre la force et la vulnérabilité. C’est un leader responsable dans ses actes et qui incarne chacun de ses messages.

Il n’y a pas d’authenticité sans humilité, sans exemplarité, sans confiance et sans respect :

• Respect de soi, 
• Respect de ses valeurs, 
• Respect des autres.

L’authenticité se conjugue avec d’autres « soft skills » que sont :

• La communication,
• L’écoute,
• Le courage,
• La maîtrise de ses passions,
• La bonne gestion de ses émotions,
• …

Le rôle des managers de proximité

Au même titre que le leader, ils sont au cœur de la transformation du management et deviennent peu à peu des « managers coachs ».

Leur mission va donc être de créer les conditions nécessaires pour que les collaborateurs sur site et ceux qui sont en travail à distance puissent « faire équipe de nouveau ».

Cela ne pourra se faire que sur la base de la confiance, avec le soutien d’un leader responsable, et une adhésion pleine en entière au projet et valeurs de l’entreprise. 

Le développement de l’accompagnement

Le succès de la mise en place de façon pérenne du télétravail se joue exclusivement dans la dimension humaine.

Un accompagnement global est donc non seulement indispensable mais c’est un élément clé de réussite pour que chacun trouve sa place et s’épanouisse dans cette nouvelle organisation.

Cet accompagnement peut être soit individuel avec des prestations de formation du dirigeant ou d’équipe avec du coaching collectif.

Mon avis sur le télétravail

En free-lance, je suis en télétravail depuis plusieurs années. Mes missions, quand je ne suis pas en RDV client, se déroulent donc à distance. A moi d’organiser et planifier ma journée au mieux. Et de m’y tenir !!

J’ai réussi à trouver mon rythme, même si la motivation n’est pas toujours au rendez-vous. Il m’est parfois difficile de trouver l’entrain et l’énergie pour lancer ma journée. Pour me motiver et garder le moral, je fixe mes objectifs la veille au soir. Ils sont atteignables, et je fais en sorte d’en faire un peu plus… Ça me redonne la pêche pour le lendemain. 

Je ne vous cache pas aussi que j’ai du mal à lâcher mon ordinateur (ou à ne pas le reprendre) quand je travaille sur un sujet qui me passionne et m’absorbe complètement. J’en paie les conséquences plus tard en termes de fatigue et de concentration. 

Alors j’utilise la méthode Pomodoro : 45 minutes de travail, 10 minutes de pause. C’est contraignant au début, mais ça fonctionne.

Économies dans les locations de bureaux, développement du « flex office » et des « tiers-lieux (espaces de co-working) », le télétravail a bouleversé le fonctionnement de l’entreprise, dont il profondément modifié l’ADN.

Sa pratique a redistribué les rôles, révélé de profonds dysfonctionnements au sein des entreprises, fait émerger des compétences et des personnalités, développé la prise d’initiative et l’autonomie.

Le télétravail, même s’il rompt le lien social va créer de nouvelles façons de travailler ensemble. 

Il oblige une forme de créativité et d’innovation. Bien maîtrisé et bien cadré, grâce à la formation et à l’accompagnement, il peut devenir à terme, un puissant outil de cohésion et un levier de transformation de l’entreprise.

Les réponses à vos questions sur le travail à distance

Sources

1. Enquête CSA pour Malakoff Humanis, effectuée du 15 au 20 avril 2020 sur internet, auprès d’un échantillon représentatif de 1.010 salariés d’entreprises du secteur privé d’au moins 10 salariés, https://www.bfmtv.com/economie/quel-bilan-pour-le-teletravail-apres-huit-semaines-de-confinement_AN-202005120211.html
2. Enquête menée en partenariat BCG x ANDRH, effectuée du 2 au 17 juin 2020, auprès de 458 DRH, https://www.andrh.fr/actualites/1093/le-teletravail-post-covid-vu-par-les-drh-resultats-enquete-andrh-bcg
3. Sondages Buzzpress pour Deskeo avril/mai 2020, https://www.blog.chooseandwork.fr/lavenir-du-travail-dun-modele-presentiel-vers-un-modele-hybride/
4. Sondage Opinion Way pour le cabinet de conseil Empreinte Humaine auprès de 2000 personnes représentatives des salariés français, juin 2020 : https://www.lesechos.fr/industrie-services/services-conseils/teletravail-les-salaries-le-plebiscitent-mais-veulent-plus-de-garde-fous-1209583