Organiser une visioconférence

Organiser une visioconférence

« Vous m’entendez ? On t’entend pas Patrice, ton micro est coupé ! Et maintenant, on n’entend qu’un mot sur 2. Mais quelle galère !! » – « C’est qui Larsen ? » – 🤯🤬👿💩😡😰☠️

Bienvenue dans l’univers de la visioconférence ! Loin d’être réservée aux entreprises qui travaillent à l’international, ni à celles dont les sites et le siège sont répartis aux quatre coins de l’hexagone, la visioconférence s’est imposée dans notre quotidien. Les vagues successives de confinement ont contribué à son développement, plongeant ainsi du jour au lendemain, les entreprises réfractaires et celles qui étaient peu (pas) préparées, dans le grand bain. Contraintes et forcées, elles n’ont pas eu d’autre choix que celui de s’adapter.

Les derniers mois l’ont montré ; il est tout à fait possible de conduire une réunion, faire travailler des équipes ensemble, ou passer des entretiens en visioconférence. Et bonne nouvelle, on peut aussi se faire coacher à distance !

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Même si on maitrise aujourd’hui de mieux en mieux les outils qui nous permettent d’organiser des réunions en ligne, ces pratiques génèrent pour beaucoup, un stress supplémentaire : soucis techniques, mauvaise position de la caméra, bruits inopinés, irruption involontaire du partenaire (ou des enfants), problème de partage de fichiers, …

Alors comment organiser une visioconférence ? Quelles sont les astuces pour réussir votre réunion à distance ? Quel logiciel de réunion utiliser ? Comment faire une visioconférence gratuite ; les outils de visioconférence gratuits sont-ils d’ailleurs performants et adaptés à une visioconférence à plusieurs et au monde de l’entreprise ? A la fin de cet article, je répondrai à 3 questions sur l’organisation d’une visioconférence.

Comment organiser une visioconférence ?

Une réunion en visioconférence permet de réunir simultanément, et de voir, sans contrainte géographique, des partenaires, des collaborateurs ou des clients, autour d’un même sujet. Mais comment faire de la visioconférence ? Quels sont les aspects à garder à l’esprit pour rester zen et réussir votre événement en ligne ?

La préparation de la visioconférence 

Une réunion en face à face se prépare, et une réunion à distance encore plus. Vous ne pouvez pas maîtriser les aléas techniques (stabilité de votre connexion, stress de la prise de parole devant une mosaïque de petits portraits – ou de carrés longs, …), alors : 

  • Préparez votre intervention en amont (organisation, contenu, qualité des supports, …), 
  • Sortez vos documents, pour vous éviter de vous lever au beau milieu de votre « call »,
  • Entrainez-vous ; les bafouillages, les « euhhhhhh », les redites, les approximations ressortent encore plus à distance qu’en face à face,
  • Faîtes attention à la position de vos mains (inutile de les mettre en gros plan devant la caméra),
  • Orientez votre caméra de sorte à ce que votre auditoire n’ait pas une vue dégagée sur le plafond, vos narines ou votre crâne. C’est le combo gagnant pour perdre tout le monde,
  • Assurez-vous que votre micro fonctionne, que le retour du son est bon et la luminosité agréable, 
  • Assurez-vous que votre réseau est suffisamment sécurisé,
  • Si besoin, investissez dans du matériel qui rendra votre visio plus confortable pour vous et pour les participants (micro-casque, …),

Ces vérifications techniques vont vous permettre d’être plus serein et de vous concentrer sur le déroulé de votre e-réunion. Une fois lancé, vous aurez autre chose à faire que vous préoccuper de la luminosité ou de votre micro. 

Conseil de Coach : en fonction de l’événement, testez votre installation technique la veille, ou connectez-vous au moins 30 minutes avant le début de votre visioconférence.

Agnes Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle

Préciser l’objectif de votre visioconférence

Comme pour une réunion en présentiel, définir l’objectif de votre réunion est la 1ère étape. Quel est-il ? Pour quelles raisons organisez-vous ce meeting ? A quoi sert-il ? Quelle est votre intention ? D’ailleurs est-ce une réunion en ligne :

  • D’information, 
  • De prise de décision,
  • De brainstorming, 
  • De gestion de crise,
  • De type « team-buinding », 
  • De type « formation »,
  • De type « séminaire », « convention »,

La définition de l’objectif de votre réunion en ligne va conditionner les outils que vous allez utiliser. Il se peut que vous ayez besoin, dans le cadre d’une e-convention par exemple, d’une solution video conférence, sous forme de plateau TV, avec différents intervenants, dans différentes salles. Les interventions seront alors diffusées sur les ordinateurs de vos invités ou dans les salles de réunion de votre entreprise. Cette prestation de téléconférence en visioconférence peut sembler complexe, mais de nombreux prestataires peuvent vous accompagner sur votre projet.

Vous pouvez également demander aux participants de travailler en sous-groupe, de naviguer dans l’espace collaboratif, de partager des documents, … Assurez-vous en amont que vous maîtrisez suffisamment la technologie. Entraînez-vous, demandez de l’aide, mais rassurez-vous ; organiser une visioconférence Teams ou Zoom est beaucoup plus simple qu’il n’y parait. 

Sélectionner le nombre de participants

Avoir un auditoire important à une visioconférence peut flatter l’égo… Avant d’envoyer vos invitations, demandez-vous si la présence de cette personne est indispensable ou non. A l’exception du séminaire ou de la convention, mieux vaut plusieurs visioconférences en comité restreint, avec des participants éveillés, qui s’intéressent et posent des questions, que 50 personnes qui s’ennuient, jouent sur leur téléphone ou roupillent.

Votre auditoire va également conditionner votre installation. En dessous de 10 participants, votre ordinateur avec sa caméra peut être suffisant. Au-delà, un système plus élaboré peut être judicieux ; ce qui n’est pas toujours évident lorsqu’on est en télétravail

Définir la durée

Privilégiez des durées courtes ! C’est inhumain d’enchainer 3 heures en visioconférence ; mieux vaut 3 sessions d’une heure chacune, plus faciles à caler dans un agenda, et moins demandeuses en termes de concentration. 

Demande d'entretien

Faire attention à l’appellation de votre ordinateur

Si vous utilisez du matériel personnel, vérifiez son nom. « L’iPad de Lapinou » ou « Le Mac de Poupougne » peut porter à confusion en CODIR ou en réunion clients, et compromettre votre crédibilité. 

Le déroulé de la visioconférence

Le fonctionnement de la visioconférence s’inspire des codes de la réunion en face à face ou du séminaire, mais possède tout de même ses spécificités.

Rester naturel

Tout comme la réunion en présentiel :

  • Evitez de rester statique, 
  • Souriez,
  • Appuyez-vous si besoin sur vos notes,
  • Evitez de lire votre présentation sur votre écran,
  • Regardez la caméra (sans trop vous en approcher – on ne vous verra pas mieux !). Vous pouvez sur-élever votre ordinateur ou votre chaise pour être mieux installé et ainsi avoir les yeux en face de la caméra,
  • Evitez les mouvements brusques, c’est le meilleur moyen de couper l’image,

Si vous êtes dans un format e-convention, sur un plateau, bougez et occupez l’espace, comme vous le feriez si vous étiez sur une scène avec un public.

Soigner sa diction

  • Evitez de parler trop vite,
  • Parlez suffisamment fort (mais pas trop non plus !),
  • Pensez à régler le volume de sortie de votre micro pour être entendu. 

Fixer le cadre de l’intervention

Tout comme en face à face :

  • Commencez et finissez à l’heure,
  • Communiquez la durée de la réunion et son objectif,
  • Pour éviter d’être distrait et de perdre le fil, évitez de répondre aux questions du « chat » pendant que vous parlez. Annoncez-le dès le début de votre réunion. Une personne de votre équipe pourra vous les remonter en fin de prestation, ou sinon, prenez-en connaissance à la fin. Cela signifie que vous avez prévu dans votre timing, une session questions / réponses,
  • Prévoyez un « time-keeper »
  • Si les participants ne se connaissent pas, demandez-leur de se présenter,
  • Faîtes-les interagir, en leur demandant de lever la main via la petite icône à leur disposition. Demandez leur également de la baisser quand ils ont terminé leurs propos,
  • Demandez leur de couper leur micro afin d’éviter tout bruit parasite. S’ils ne le font pas, vous avez la possibilité de le faire vous-même,
  • Demandez de mettre les portables sur vibreur,
  • Lorsque vous parlez, soyez vigilant quant à votre environnement sonore : vous ne pouvez pas maîtriser les travaux du voisin ; en revanche les feuilles que vous tournez, peuvent couvrir votre voix et perturber l’écoute,

Soigner son look

Le code vestimentaire est important, car en plus de vous relier à votre entreprise, il vous projette dans une ambiance « travail ». Alors exit le pyjama ou le vieux jogging ! Inutile de tomber dans l’excès inverse du tailleur du costume trois pièces ; l’essentiel est de trouver le juste milieu, confortable et adapté à l’événement en question et à la culture de l’entreprise.

  • Evitez les couleurs trop vives, les rayures et les carreaux qui peuvent « agresser » votre auditoire,
  • Optez pour des teintes neutres et unies,
  • Evitez également le blanc ou le noir, qui peuvent « saturer » les écrans des participants.

Soigner l’arrière-plan 

  • Fuyez les décors artificiels que proposent les plateformes de visioconférences, et une fenêtre derrière vous pour éviter la sur/sous-exposition,
  • Privilégiez un arrière-plan naturel (que vous pouvez flouter), tout en veillant à ce qu’il soit le mieux rangé possible. 

Conclure la réunion

La session de questions / réponses est importante ; ne faites pas l’impasse dessus. 

  • Revenez sur les principaux points de votre meeting,
  • Préparez un compte-rendu de réunion, à transmettre aux participants dans les 24 heures qui suivent

Les avantages et les limites de la visioconférence

Les avantages sont nombreux, mais chaque médaille a son revers ; une sur-utilisation de la visioconférence peut avoir des conséquences négatives pour l’individu et l’entreprise.

Les avantages de la visioconférence

  • Plus besoin de se déplacer : C’est le point qui ressort le plus souvent. Les entreprises ont ainsi pu réaliser des économies considérables dans les transports, les hébergements, et ainsi réduire leur empreinte carbone,
  • Développement d’une autre forme de leadership, basée encore plus sur l’écoute, l’« empowerment » et la confiance,
  • Emergence de certaines personnalités : la visioconférence a permis à certains collaborateurs de se révéler. C’est le cas des managers timides, introvertis, solitaires, qui sont plus à l’aise devant une caméra, qu’en groupe ou devant un public. Les « effets de manche » ne suffisent plus, place au fond autant qu’à la forme,
  • Développement de nouveaux modes collaboratifs : La visioconférence a obligé les entreprises à se réorganiser, être plus performantes et trouver de nouveaux modes de collaboration (développement de l’intelligence collective, meilleure gestion du temps, …),
  • Plus de préparation des réunions : La visioconférence oblige à rester focalisé sur l’objectif et aller « droit au but »,

Les limites de la visioconférence 

  • Perte du lien social : C’est certainement la conséquence la plus douloureuse. Difficile de « prendre le pouls », ressentir et maintenir l’engagement et la motivation des équipes. La visioconférence a fait disparaitre les moments d’échanges et de partages du quotidien, qui sont (et font) en partie le ciment de l’entreprise,
  • Plus de stress : Il est inévitablement lié au maniement de l’outil, qui peut, de temps à autre, s’avérer capricieux… Sans compter qu’avec les mesures pour limiter la présence des salariés sur leur lieu de travail, le bureau s’invite dans la sphère privée, parfois à nos dépens, et engendre une quasi-disparition de la frontière vie personnelle – vie professionnelle. C’est ce qu’on appelle le « blurring-out« , 
  • Disparition des signaux non verbaux : En face à face, l’intervenant a toujours la possibilité de s’appuyer sur des micro-signaux. Avec la caméra coupée, impossible de savoir ce que ressentent et comprennent les participants. Cela oblige le cerveau à se concentrer d’avantage, générant ainsi plus de fatigue. A cela peut s’ajouter un sentiment de solitude (et de ras le bol), amplifié quand la technologie fait des siennes, 
  • Mise en exergue des imperfections : C’est une autre source de stress ! La visioconférence ne fait pas de cadeau, et le moindre petit défaut peut prendre des proportions importantes,
  • Surcharge de visioconférences : Chacun est convaincu du bienfondé de sa réunion, et sachant que les distances sont abolies, n’hésite pas à convier des collaborateurs qu’il n’aurait pas invités en présentiel. D’ailleurs, à ce propos, combien d’heures utiles passez-vous en visioconférence par jour et par semaine ?

Conseil de Coach : Evitez de couper votre caméra systématiquement. Pensez à l’intervenant qui parle quasiment tout seul dans son coin… Vous pouvez faire un roulement et veiller à ce que 80% des caméras soient « on ».

Agnes Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle

Comment organiser une visioconférence gratuite ?

Vous pouvez organiser une visioconférence sur Zoom, avec Microsoft Teams, sur Skype, avec Google Meet, avec Jitsi, … Le plateformes ne manquent pas ! Elles ont chacune leurs caractéristiques et bon nombre d’entre-elles sont gratuites, avec une durée, des fonctionnalités basiques et un nombre limité de participants. Testez-les et choisissez celle qui vous convient le mieux ; vous verrez en fonction de vos besoins, si vous avez besoin d’une solution payante. Les outils gratuits restent très performants et faciles d’utilisation pour une visioconférence simple. Et si vous êtes perdus dans l’installation, vous avez à votre disposition de nombreux tutoriels sur le Net.

La visioconférence révolutionne notre façon de travailler et d’échanger. Pour beaucoup, elle s’est invitée sans crier gare, secouant brutalement notre quotidien et nos habitudes. Elle nous contraint à nous réinventer, crée des emplois mais met en danger des pans entiers de notre économie : secteurs de l’hôtellerie – restauration, événementiel, salons, … 

A nous de trouver l’équilibre pour que humanité et technologie se côtoient le mieux possible, rendent service à tous et que le progrès ne laisse pas les plus faibles sur le carreau.

Les réponses à vos questions sur l’organisation d’une visioconférence

Quel outil pour une visioconférence ?

Tout dépend de la nature de l’événement. Est-ce une visioconférence privée (apéritif, réunion de famille, cours de sport, …) ? Est-ce une visioconférence à plusieurs, dans un cadre professionnel ? Si vous n’êtes pas l’animateur, utilisez le lien de l’invitation qu’on vous a fait parvenir. Tout se mettra alors en place. Et si vous devez vous-même créer votre lien, téléchargez l’outil qui vous convient le mieux (Teams, Google Meet, Zoom, …). 

Comment organiser une visioconférence à plusieurs ?

En fonction de l’outil que vous avez choisi (je travaille pour ma part avec Microsoft Teams), rendez-vous dans votre espace personnel et planifiez votre réunion. Vous pouvez ensuite partager l’invitation avec les participants par mail ou dans un agenda. A l’heure dite, vous rejoignez la réunion (en cliquant sur le bouton « rejoindre la réunion » dans votre espace personnel) et acceptez les participants qui arrivent au fur et à mesure. Une notification vous en informera.

Comment organiser vidéoconférence ?

Une vidéoconférence est en réalité une visioconférence. Votre ordinateur et sa caméra peuvent être suffisants si vous êtes peu nombreux. Mais il vous faut quand même une plateforme pour vous réunir. Et cette plateforme, c’est l’équivalent d’un restaurant, ou d’un jardin public. Il en existe plusieurs, mais pour la visioconférence privée, WhatsApp ou Skype sont des outils parfaits et très simples ! 

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