Quels sont les axes principaux d’un coaching de prise de poste ? Comment en tant que manager, prendre un nouveau poste ? Comment réussir sa prise de poste et son intégration dans l’entreprise ?
Je vous propose de rencontrer François, un de mes anciens clients et Directeur Commercial depuis 5 ans d’une entreprise informatique. Il lui a été proposé le poste de DG. François connait les rouages de l’entreprise, ses partenaires stratégiques, les équipes, le marché et ses évolutions à venir. Et pourtant, malgré son expertise, il a bien failli voir le poste de DG « lui passer sous le nez »…
Comment avons-nous procédé ? Quelle était sa feuille de route ? Quel est le bilan de ses 100 jours ? Retrouvez ci-dessous mes conseils et la méthodologie du coaching individuel à partir de laquelle nous avons travaillée. A la fin de cet article, je répondrai à trois questions que me posent mes clients dans le cadre de leur coaching de prise de poste.
- Le coaching individuel de manager
- Les bienfaits du coaching de prise de poste de manager
- Les points forts pour réussir sa prise de poste de manager
- Les pièges à éviter pour réussir sa prise de poste de manager
- Les actions à mettre en place pour réussir sa prise de poste de manager
- Le bilan des 100 jours
- Les réponses à vos questions sur le coaching de prise de poste
Le coaching individuel de manager
Avant de rentrer dans le vif du sujet avec François, je vous propose de regarder de plus près, ce qu’est un coaching de prise de poste d’un manager. Nous avons plusieurs cas de figure :
- La promotion
- La mobilité
- Le recrutement externe
Vous êtes promu
Félicitations ! Vous pouvez être fier ; vous avec en effet montré que vous êtes le meilleur collaborateur pour ce travail. En plus, vous connaissez l’entreprise et ses rouages, et c’est toujours du stress en moins. Mais une fois l’euphorie passée, il il va vous falloir redescendre sur terre et :
- Faire face à de nouvelles responsabilités,
- Prendre en main la nouvelle équipe (et peut-être vos anciens collègues),
- Montrer que votre hiérarchie a eu raison de vous faire confiance,
- Vous positionner comme l’interlocuteur et le partenaire de confiance vis-à-vis de vos pairs, des clients, des fournisseurs, des partenaires sociaux,
- Gérer les stress et les enjeux qui vous incombent,
- …
C’est tout à fait jouable, mais attention… Certains peuvent être en embuscade, guetter le faux pas (voire le provoquer) et se réjouir de vos moments de flottement.
Vous avez réussi votre mobilité
Là aussi, félicitations ! Comme dans l’exemple précédent, votre persévérance et votre détermination ont porté leurs fruits. Mais attention aux revers de fortune… Que faîtes-vous si vous devez :
- Constituer et motiver une équipe,
- Tout créer de A à Z,
- Vous séparer de certains salariés,
- Identifier les leaders d’opinion,
- Créer un nouveau réseau professionnel,
- Être au clair avec les réseaux officieux,
- …
Vous venez d’être recruté
Bravo, vous avez passé les entretiens avec succès ! Vous arrivez dans une entreprise dont vous ne connaissez ni la culture, ni les équipes, ni les process… Sans compter qu’on ne vous a peut-être pas tout dit sur le poste. Un nouveau poste génère souvent du stress. Comment évoluer dans de cet environnement et que faire si :
- Vous devez vous séparer de certains salariés,
- Le poste qu’on vous a vendu, ne correspond pas à la réalité,
- Vous ne parvenez pas à prendre votre place face à votre hiérarchie, vos pairs et au sein de votre équipe,
- Quel comportement adopter ?
- …
Bonne nouvelle : dans ces trois cas, vous travaillerez sur ces aspects dans votre coaching professionnel de prise de poste !
Exemple de message de prise de fonction
Bonjour à tous,
Je me permets de vous écrire afin de me présenter à vous. Je suis Gabrielle Dupond. Vous m’avez fait confiance et je suis heureuse et honorée de prendre la direction du pôle « Satisfaction clients » à partir du 12 septembre prochain. Je suis persuadée que notre collaboration sera fructueuse et durable. A bientôt le plaisir de vous rencontrer et de travailler ensemble.
Les bienfaits du coaching de prise de poste de manager
Vous n’aurez jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression,
David Swanson
L’accompagnement à la prise de poste, que ce soit pour le collaborateur ou pour l’entreprise présente de nombreux avantages.
| Pour le collaborateur | Pour l’entreprise |
|---|---|
| Plus de bien-être, moins de stress | Collaborateur performant plus rapidement |
| Le coach : un interlocuteur dédié pour exprimer ses doutes et valider sa stratégie de prise de poste | Relations plus fluides, communication adaptée et pertinente |
| Focus sur les « soft skills« | Des équipes rassurées, des collaborateurs mobilisés, moins de burn-out |
| Plus de confiance en soi, meilleure gestion des émotions | Une image positive en interne et en externe (fidélisation des talents et argument de recrutement à mettre en avant) |
| Gain de temps |
Les points forts pour réussir sa prise de poste de manager
François a conscience que cette prise de fonction est stratégique et revêt de profonds enjeux. C’est la raison pour laquelle il souhaite un coaching de prise de poste. Nous avons travaillé ensemble pendant 15 séances de 45 minutes chacune :
- 10 séances au cours de la prise de poste,
- 5 séances de suivi,
- Mise en place d’une « hotline téléphonique » en cas d’urgence (prises de décision, résolution de problèmes, …).
Nous avons bien sûr adapté la durée des séances aux exigences de François. Plusieurs d’entre-elles ont par exemple duré 1h30.
Lors de notre 1ère rencontre, j’ai été stupéfaite par la grande assurance de François, qui est convaincu que les 5 années passées comme Directeur Commercial lui confèrent un certain statut. Je lui ai proposé de tout « remettre à plat » et de travailler simultanément sur 3 axes :
- Axe 1 : Les points forts pour réussir sa prise de poste
- Axe 2 : Les pièges à éviter
- Axes 3 : Les actions à mettre en place
J’ai identifié 5 leviers pour réussir une prise de fonction.
Capitaliser sur vos points d’excellence
- Que savez-vous faire ?
- Quel est votre domaine d’excellence ?
- Quels sont vos talents ?
- Quel est votre type de management ?
- Quel est votre style de leadership ?
- Qu’aimez-vous faire ?
- Quelles ont été vos trois plus grandes réussites dans votre poste précédent ?
Cette liste n’est pas exhaustive, et ces questions ont permis à François de prendre conscience, en toute honnêteté, de ses points forts (et donc d’être en vigilance sur ses axes d’amélioration).
Conseil de Coach : répondez à ces questions en toute franchise.
Agnès Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle
Connaitre les priorités de l’entreprise et son environnement
- Pourquoi avez-vous été promu à ce poste ?
- Qu’attend-on de vous ?
- Quelle est la raison d’être de l’entreprise ?
- Quel est son marché ?
- Quelle est sa stratégie ?
- Comment allez-vous l’accompagner dans son développement ?
- Sur qui / quoi allez-vous vous appuyer ?
François est compétent et le DG à qui il va succéder, estime qu’il est légitime pour exercer cette fonction. Néanmoins, certains points méritent encore d’être affinés. Nous avons donc préparé l’entretien pour qu’il se fasse préciser concrètement les objectifs de l’entreprise et les moyens dont il dispose.
Conseil de Coach : notez votre objectif de prise de poste et bâtissez un plan d’action semaine par semaine, avec les moyens que vous avez à disposition. Il va cadencer votre feuille de route.
Agnès Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle
Connaître vos équipes
- Quels sont vos collaborateurs directs ?
- Quels sont été les moments forts ? Pourquoi ?
- Quels ont été les moments de rupture ? Pourquoi ?
- Quelles sont les valeurs de l’équipe ?
- Comment prendre en main votre nouvelle équipe ?
- Comment la faire adhérer à votre projet ?
Nous avons préparé les entretiens individuels avec ses collaborateurs directs (managers de proximité pour la plupart) et avons conçu une grille d’entretien de prise de poste. François s’est rendu compte qu’il n’avait qu’une vue partielle des équipes. Il connaissait au final assez peu certaines directions, avec leurs codes, leur propre culture et qui sont pourtant indispensables s’il veut mener à bien le projet de développement de l’entreprise.
Il réalise que plusieurs d’entre elles ont vécu des moments difficiles et sont réfractaires à sa nomination. C’est la douche froide, François était convaincu d’être aimé de tous ! Il prend alors conscience que son parcours n’est pas aussi linéaire qu’il l’aurait pensé, qu’il va devoir prendre plus de temps avec certains.
Conseil de Coach : jouez la carte de l’authenticité.
Agnès Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle
Travailler votre relationnel
- Qui briguait votre poste ? Pour quoi ? Quelle stratégie mettre en place ?
- Quels sont les leaders d’opinion ?
- Quels sont les prestataires habituels ? Pour quoi ?
- Où se situe le pouvoir réel ?
François pense qu’il est plutôt un bon communicant. Il n’a pas tort, si ce n’est qu’il a complètement sous-estimé le pouvoir du DAF, avec qui les échanges ont souvent été houleux et qui se voyait très bien dans le fauteuil de DG… Cela a failli lui couter cher.
François a hésité sur la stratégie à adopter ; nous avons ensemble élaboré des scénarios et envisagé des plans d’actions. Il a ainsi pu trancher en toute connaissance de cause. François a mesuré le poids des alliances et le pouvoir du relationnel. C’est lui, en dépit du niveau de complexité du poste qui fera toute la différence.
Conseil de Coach : soyez disponible et à l’écoute. Tout le temps. Et avec tout le monde.
Agnès Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle
Ecouter
L’écoute est une des grandes forces de François, même si parfois, il peut lui arriver de manquer de recul. Nous avons également travaillé sur la prise de distance nécessaire avant toute décision. Merci le 5ème accord toltèque !
Conseil de Coach : si l’écoute est indispensable, le doute l’est tout autant !
Agnès Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle
Les pièges à éviter pour réussir sa prise de poste de manager
J’ai identifié 3 erreurs à ne pas commettre lors d’un « onboarding« .
Faire l’impasse sur vos axes de progrès
- Quels sont-ils ?
- De quoi avez-vous besoin pour les dépasser ?
- Sur quel axe de progrès allez-vous focaliser votre attention et vos efforts ?
François est compétent, brillant, et il le sait. Mais il peut pêcher par excès de confiance. Cela a été d’ailleurs une des principales révélations des séances de coaching de prise de poste de son accompagnement. Chaque médaille a son revers. Comme pour les points forts, ces questions ont permis à François d’identifier avec franchise les points sur lesquels il devait travailler.
Conseil de Coach : il est inutile de vous flageller, soyez honnête et juste envers vous-même.
Agnès Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle
Vouloir aller trop vite
François est impatient, il veut tout, tout de suite. En rencontrant les équipes et les partenaires sociaux, il s’est rendu compte que certains projets étaient prématurés et qu’ils suscitaient de nombreuses résistances au changement.
Conseil de Coach : chaque chose en son temps… Il est parfois urgent de ne rien faire.
Agnès Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle
Dénigrer les équipes en place et votre prédécesseur
François a « la critique facile » et a toujours eu des divergences sur la stratégie menée par son prédécesseur. Mais l’homme était grandement apprécié et les équipes n’auraient pas toléré les remarques à son égard. François a donc du « faire profil bas », mettre son avis de côté et apprendre à composer avec ses envies et la réalité du terrain.
Cet aspect a été un autre enseignement de son coaching.
Conseil de Coach : Ne dénigrez jamais votre prédécesseur et les équipes !
Agnès Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle
Les actions à mettre en place pour réussir sa prise de poste de manager
La feuille de route de prise de poste et le plan à 100 jours, ont permis à François :
- D’asseoir sa légitimité en tant que DG,
- De témoigner sa reconnaissance aux équipes,
- De nouer une relation de confiance avec ses collaborateurs,
- De créer des conditions de travail motivantes,
- …
Le rapport d’étonnement
J’ai conseillé à François, dès le début de nos séances de coaching, de noter, jour après jour :
- Ses impressions,
- Les bonnes pratiques de l’entreprise,
- Ses dysfonctionnements,
- Le style de management,
- L’ambiance,
- …
Je lui ai également demandé d’en faire une synthèse à la fin de chaque semaine. L’objectif était qu’il présente, en temps utile, à son nouveau CODIR, un rapport d’étonnement factuel et précis. Cet exercice a d’ailleurs servi de base pour améliorer certains modes de fonctionnement.
Conseil de Coach : le rapport d’étonnement est un outil puissant. Pensez à l’utiliser !
Agnès Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle
Le feedback
En tant que Directeur Commercial, François sollicitait régulièrement son équipe pour avoir son avis. Mais cette pratique était peu utilisée dans l’entreprise. François l’a mise en place progressivement. Les collaborateurs ont eu des difficultés, mais ont été accompagnés pour apprendre à faire un feedback de qualité.
Conseil de Coach : Faîtes vos feedbacks tout au long de l’année. N’attendez pas les entretiens d’évaluation !
Agnès Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle
3 « quick wins »
En regardant ce que fait la concurrence, en discutant avec les équipes, les 3 « quick wins » sont apparus très naturellement. Ils ont été au cœur de son plan des 100 jours.
- François a commencé par autoriser le télétravail 2 jours maximum par semaine, son prédécesseur ayant toujours refuser de le mettre en place. Cela a permis à l’entreprise de se familiariser en douceur avec ces nouvelles pratiques.
- François est convaincu, à juste titre, qu’un salarié « bien dans ses baskets » est un salarié plus performant. Il a fait venir des coachs sportifs pour que chacun ait la possibilité de faire du sport à moindre frais. Les salariés se retrouvent le soir ou sur l’heure du déjeuner et cela a eu un effet très positif sur l’esprit d’équipe.
- François a également noué des partenariats avec des associations locales pour l’insertion des jeunes, dans lesquelles certains collaborateurs vont proposer gratuitement leurs services et leur expertise.
Le coaching de prise de poste avec François est aujourd’hui terminé. Je l’ai suivi pendant 3 mois après sa nomination et nous continuons encore à travailler ensemble ponctuellement sur des sujets opérationnels.
Le bilan des 100 jours
Entre la culture de l’entreprise à découvrir, les nouvelles compétences à acquérir, les produits et les services avec lesquels se familiariser, les liens à créer à distance et sur site, les déplacements, les 100 premiers jours du manager dans sa prise de poste sont rarement de tout repos ! C’est la raison pour laquelle, nous avons travaillé sur différentes échéances et plusieurs exemples de plan, avec un objectif pour chacun :
- Le plan à 30 jours,
- Le plan à 60 jours,
- Le plan à 90 jours
Chaque plan reprenait :
- Les 5W (What / Why / Where / When/ Who),
- Les succès et leurs conséquences,
- Les points de progrès avec leur stratégie d’amélioration,
Chaque point s’auto-alimentait et développait les suivants. D’autres aspects ont également émergé et ont d’ailleurs figuré dans le rapport d’étonnement.
Avant de commencer notre collaboration, François ne savait pas comment nous allions procéder. En effet, le coaching en entreprise, et encore plus le coaching de prise de poste, n’a rien à voir avec la formation. Ce n’est pas un programme « clé en main », avec un déroulé « tout prêt ». C’est une prestation sur-mesure, qui dépend avant tout de la personnalité et du vécu du client, et d el’ADN de l’entreprise.
Le coaching de prise de poste permet de s’intégrer dans l’entreprise plus rapidement, de trouver son style et d’explorer de nouvelles façons de penser et de procéder. En tant que coach professionnelle, je suis convaincue que l’accompagnement à la prise de poste de manager est indispensable pour prendre de nouvelles fonctions sereinement.
Les réponses à vos questions sur le coaching de prise de poste
Quel est le but du coaching de prise de poste
Les 100 jours d’une prise de poste sont dans tous les esprits, et ce n’est pas pour rien ! Les enjeux sont de taille. Le but du coaching de prise de poste est de permettre au manager de commencer à mettre sa marque de fabrique avec des (petites) actions qui marqueront les esprits. L’accompagnement à la prise de poste va également permettre au manager de se focaliser sur ses « soft skills » afin de prendre ses nouvelles fonctions le plus sereinement possible.
Pourquoi choisir un coach pour sa prise de poste
Un coach de prise de poste va non seulement vous éviter des erreurs, mails il va vous aider à prendre votre place et asseoir votre légitimité dans l’entreprise. Il va jouer un rôle de miroir, vous entraîner dans vos prises de parole, dans la réalisation des grilles d’entretien, dans la pertinence des choix de vos « quick wins« , …
Quand choisir un coach de prise de fonction
Choisir un coach de prise de fonction reste une décision très personnelle et les raisons sont multiples. Passer d’un management de 3 à 10 collaborateurs est par exemple une bonne raison de se faire accompagner. En plus de vous affirmer dans votre management, le coaching vous aidera à développer votre leadership et à améliorer votre communication.
Vous prenez de nouvelles fonctions avec plus de responsabilités ?
