Prise de poste : exemple d'un coaching réussi

Prise de poste : Exemple d’un coaching réussi

François était Directeur Commercial depuis 5 ans d’une entreprise informatique quand il s’est vu proposer le poste de DG. Il connait les rouages de l’entreprise, ses partenaires stratégiques, les équipes, le marché et ses évolutions à venir.

Et pourtant, malgré son expertise, François a bien failli voir le poste de DG « lui passer sous le nez »…

J’ai été recommandée à François par une personne de mon réseau. François a conscience que cette prise de fonction est stratégique et revêt de profonds enjeux. C’est la raison pour laquelle il souhaite un coaching de prise de poste.

Nous avons travaillé ensemble pendant 15 séances de 45 minutes chacune :

  • 10 séances en amont de la prise de poste,
  • 5 séances de suivi,
  • Mise en place d’une « hotline téléphonique » en cas d’urgence (prises de décision, résolution de problèmes, …).

Nous avons bien sûr adapté la durée des séances aux exigences de François. Plusieurs d’entre-elles ont par exemple duré 1h30.

Lors de notre 1ère rencontre, j’ai été stupéfaite par la grande assurance de François, qui est convaincu que les 5 années passées comme Directeur Commercial lui confèrent un certain statut.

Je lui ai proposé de tout « remettre à plat » et de travailler avec lui sur 3 axes :

  • Axe 1 : Les points forts pour réussir sa prise de poste
  • Axe 2 : Les pièges à éviter
  • Axes 3 : Les actions à mettre en place 

Nous avons travaillé simultanément sur ses trois axes.

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Les points forts pour réussir sa prise de poste

J’ai identifié 5 leviers pour leviers pour réussir une prise de fonction.

Capitaliser sur vos points d’excellence

  • Que savez-vous faire ?
  • Quel est votre domaine d’excellence ?
  • Quels sont vos talents ?
  • Quel est votre style de management ?
  • Qu’aimez-vous faire ?
  • Quelles ont été vos trois plus grandes réussites dans votre poste précédent ?

Cette liste n’est pas exhaustive, et ces questions ont permis à François de prendre conscience, en toute honnêteté, de ses points forts (et donc d’être en vigilance sur ses axes d’amélioration).

Mon conseil : répondez à ces questions en toute franchise.

Agnes Menso, coach professionnelle

Connaitre les priorités de l’entreprise et son environnement

  • Pourquoi avez-vous été promu à ce poste ?
  • Qu’attend-on de vous ?
  • Quelle est la raison d’être de l’entreprise ?
  • Quel est son marché ?
  • Quelle est sa stratégie ? 
  • Comment allez-vous l’accompagner dans son développement ?
  • Sur qui / quoi allez-vous vous appuyer ?

François est compétent et le DG à qui il va succéder, estime qu’il est légitime pour exercer cette fonction. Néanmoins, certains points méritent encore d’être affinés.

Nous avons préparé l’entretien pour qu’il se fasse préciser concrètement les objectifs de l’entreprise et les moyens dont il dispose.

Mon conseil : notez vos objectifs semaine par semaine, avec les moyens que vous avez à disposition. Ce sont eux qui cadencent votre feuille de route. 

Agnes Menso, coach professionnelle

Connaître vos équipes

  • Quels sont vos collaborateurs directs ?
  • Quels sont été les moments forts ? Pourquoi ?
  • Quels ont été les moments de rupture ? Pourquoi ?
  • Quelles sont les valeurs de l’équipe ?
  • Comment prendre en main votre nouvelle équipe ?
  • Comment la faire adhérer à votre projet ?

Au cours des entretiens individuels avec ses collaborateurs directs, François se rend compte qu’il n’a qu’une vue partielle des équipes. 

Il connait au final assez peu certaines directions, qui ont leurs codes, leur propre culture et qui sont indispensables s’il veut mener à bien le projet de développement de l’entreprise. 

Il réalise que plusieurs d’entre elles ont vécu des moments difficiles et sont réfractaires à sa nomination. C’est la douche froide, François était convaincu d’être aimé de tous ! Nous avons d’ailleurs travaillé pendant deux séances sur cet aspect…

François prend alors conscience que son parcours n’est pas aussi linéaire qu’il l’aurait pensé, qu’il va devoir prendre plus de temps avec certains.

Mon conseil : jouez la carte de l’authenticité.

Agnes Menso, coach professionnelle

Travailler votre relationnel

  • Qui briguait votre poste ? Pourquoi ? Quelle stratégie mettre en place ?
  • Quels sont les leaders d’opinion ?
  • Quels sont les prestataires habituels ? Pourquoi ?
  • Où se situe le pouvoir réel ?

François pense qu’il est plutôt un bon communicant. Il n’a pas tort, si ce n’est qu’il a complètement sous-estimé le pouvoir du DAF, avec qui les échanges ont souvent été houleux et qui se voyait très bien dans le fauteuil de DG… Cela a failli lui couter cher.

François a longtemps hésité sur la stratégie à adopter ; nous avons ensemble élaboré des scénarios et envisagé des plans d’actions. François a pu trancher en toute connaissance de cause.

François a mesuré le poids des alliances et le pouvoir du relationnel. C’est lui, en dépit du niveau de complexité technique du poste qui fera toute la différence. 

Mon conseil : soyez disponible et à l’écoute. Tout le temps. Et avec tout le monde.

Agnes Menso, coach professionnelle

Ecouter

L’écoute est une des grandes forces de François, même si parfois, il peut lui arriver de manquer de recul. Nous avons également travaillé sur la prise de distance nécessaire avant toute décision. Merci le 5ème accord toltèque !

Mon conseil : si l’écoute est indispensable, le doute l’est tout autant ! 

Agnes Menso, coach professionnelle
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Les pièges à éviter pour réussir sa prise de poste 

J’ai identifié 3 erreurs à ne pas commettre lors d’un « on-boarding« .

Faire l’impasse sur vos axes de progrès

  • Quels sont-ils ?
  • De quoi avez-vous besoin pour les dépasser ?
  • Sur quel axe de progrès allez-vous focaliser votre attention et vos efforts ?

François est compétent, brillant, et il le sait. Mais il peut pêcher par excès de confiance. Cela a été d’ailleurs une des principales révélations des séances de coaching de prise de poste de son accompagnement. 

Chaque médaille a son revers. Comme pour les points forts, ces questions ont permis à François d’identifier avec franchise les points sur lesquels il devait travailler.

Mon conseil : il est inutile de vous flageller, soyez honnête et juste envers vous-même. 

Agnes Menso, coach professionnelle

Vouloir aller trop vite

François est impatient, il veut tout, tout de suite. En rencontrant les équipes et les partenaires sociaux, il s’est rendu compte que certains projets étaient prématurés et qu’ils suscitaient de nombreuses résistances au changement

Mon conseil : chaque chose en son temps… Il est parfois urgent de ne rien faire.

Agnes Menso, coach professionnelle

Dénigrer les équipes en place et votre prédécesseur

François a « la critique facile » et a toujours eu des divergences sur la stratégie menée par son prédécesseur. Mais l’homme était grandement apprécié et les équipes n’auraient pas toléré les critiques à son égard. François a donc du « faire profil bas », mettre son avis de côté et apprendre à composer avec ses envies et la réalité du terrain. 

Cet aspect a été un autre enseignement de son coaching.

Mon conseil : Ne dénigrez jamais votre prédécesseur et les équipes !

Agnes Menso, coach professionnelle
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Les actions à mettre en place pour réussir sa prise de poste

Ces 3 actions ont permis à François :

  • D’asseoir sa légitimité en tant que DG,
  • De témoigner sa reconnaissance aux équipes,
  • De nouer une relation de confiance avec ses collaborateurs,
  • De créer des conditions de travail motivantes,

Le rapport d’étonnement

J’ai conseillé à François, dès le début de nos séances de coaching, de noter, jour après jour :

  • Ses impressions,
  • Les bonnes pratiques de l’entreprise,
  • Ses dysfonctionnements,
  • Le style de management,
  • L’ambiance…

Je lui ai également demandé de faire une synthèse à la fin de chaque semaine. L’objectif était qu’il présente, en temps utile, à son nouveau CODIR, un rapport d’étonnement factuel et précis.

Cet exercice a d’ailleurs servi de base pour améliorer certains modes de fonctionnement.

Mon conseil : le rapport d’étonnement est un outil puissant. Pensez à l’utiliser !

Agnes Menso, coach professionnelle

Le feedback

En tant que Directeur Commercial, François sollicitait régulièrement son équipe pour avoir son avis. Mais cette pratique était peu utilisée dans l’entreprise. François l’a mise en place progressivement. Les collaborateurs ont eu des difficultés, mais ont été accompagnés pour apprendre à faire un feedback de qualité.

Mon conseil : Faîtes vos feedbacks tout au long de l’année. N’attendez pas les entretiens d’évaluation !

Agnes Menso, coach professionnelle

3 « quick wins »

En regardant ce que fait la concurrence, en discutant avec les équipes, les 3 « quick wins » sont apparus très naturellement.

François a commencé par autoriser le télétravail 2 jours maximum par semaine, son prédécesseur ayant toujours refuser de le mettre en place. Cela a permis à l’entreprise de se familiariser en douceur avec ces nouvelles pratiques peu de temps avant la pandémie de la COVID-19.

François est convaincu, à juste titre, qu’un salarié « bien dans ses baskets » est un salarié plus performant. Il a fait venir des coachs sportifs pour que chacun ait la possibilité de faire du sport à moindre frais. Les salariés se retrouvent le soir ou sur l’heure du déjeuner et cela a eu un effet très positif sur l’esprit d’équipe.

François a également noué des partenariats avec des associations locales pour l’insertion des jeunes, dans lesquelles certains collaborateurs vont proposer gratuitement leurs services et leur expertise.

Le coaching de prise de poste avec François est aujourd’hui terminé. Il a en effet pris ses fonctions il y a près d’un an. Je l’ai suivi pendant 3 mois après sa nomination et nous continuons encore à travailler ensemble 1/2 journée par mois sur des sujets opérationnels.

Avant de commencer notre collaboration, François ne savait pas comment nous allions procéder. 

En effet, le coaching en entreprise, et encore plus le coaching de prise de poste, n’a rien à voir avec la formation.

Ce n’est pas un programme « clé en main », avec un déroulé « tout prêt ». C’est une prestation sur-mesure, qui dépend avant tout de la personnalité et du vécu du client.

Le coaching de prise de poste permet de trouver son style et d’explorer de nouvelles façons de penser et de procéder.

En tant que coach professionnelle, je suis convaincue qu’il est indispensable pour prendre de nouvelles fonctions sereinement.

Quelle est la durée d’un coaching de prise de poste ?

Un coaching de prise de poste dure environ 6 mois : 3 mois en amont de votre prise de fonction et 3 mois de suivi. Cela équivaut à 12 – 15 séances de 45 minutes. Ce dispositif est bien sûr adaptable en fonction de votre environnement. Si besoin, nous pouvons également mettre en place une « hotline téléphonique » en cas d’urgence ponctuelle.

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