Comment évaluer un collaborateur ?

Evaluer un collaborateur permet de révéler et de développer son potentiel, et donc, de booster la performance de votre entreprise. C’est un acte fort en termes de management et de fidélisation des talents.

Agnes Menso

Coaching de dirigeants de PME et ETI

Partager

L’évaluation annuelle d’un collaborateur se déroule généralement une fois par an, durant le mois de janvier et/ou le mois de février. Elle fait le bilan de l’année écoulée et lance l’année à venir. Pour un meilleur suivi, rien ne vous empêche de multiplier ces rendez-vous tous les trimestres ou tous les les mois. Tout dépend de votre type de management et du niveau de maturité de vos équipes.

Que vous soyez le manager qui évalue, ou celui qui est évalué, la préparation de l’entretien est un élément clé de succès. Découvrez tous nos conseils pour réussir l’évaluation des collaborateurs et conduire des entretiens annuels constructifs.

A la fin de cet article, je répondrai à trois questions que me posent mes clients sur l’évaluation des collaborateurs.

Comment évaluer un collaborateur en poste depuis un certain temps ?

Mesurer ses résultats

L’entretien annuel d’évaluation est un entretien de performance. C’est une analyse froide et factuelle, qui peut être mal comprise par le collaborateur concerné car le contexte et l’environnement ne sont pas pris en compte.
Dans un premier temps, le manager rassemble toutes les informations liées à la productivité du collaborateur. Pour cette étape, les points à voir de près sont :

• la quantité de dossiers traités,
• la productivité journalière,
• les objectifs atteints (ou pas).

Collaborateur et manager échangent ensuite sur les résultats. C’est l’occasion pour le manager de proximité de féliciter son collaborateur ou d’envisager avec lui des pistes d’actions, de formation ou d’accompagnement pour améliorer ses résultats.

Conseil de Coach : Soyez un manager assertif quand vous évaluez vos collaborateurs !

Agnes Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle

C’est par le biais des commentaires, que chacun pourra expliquer et commenter sa performance. Exemple : absence du collaborateur un temps donné, conditions du marché, mouvements dans les équipes, …

Déterminer sa performance

Il s’agit de connaître la performance personnelle du collaborateur afin de déterminer s’il remplit les attentes de l’employeur. Ici, les résultats sont de nouveau examinés pour évaluer leur qualité et voir s’ils correspondent aux objectifs de l’entreprise.

Il est à noter que ce point change en fonction de l’entreprise. En tout cas, l’essentiel est d’identifier la compétence du collaborateur, son efficacité au sein de l’organisation et la qualité de son travail.

Analyser son immersion dans l’entreprise

Ce point consiste à évaluer le collaborateur par rapport à la vie de l’entreprise en général. Il s’agit de connaître son niveau d’implication, par rapport à l’entreprise elle-même et vis-à-vis des autres collaborateurs ainsi que son sens des responsabilités.

Les sujets abordés sont généralement :

• l’implication dans la vie de la société,
• les efforts fournis pour atteindre les objectifs journaliers,
• la communication avec l’équipe,
• les comportements en différentes situations,
• les relations avec les autres services, avec les clients, les fournisseurs…

Evaluer un collaborateur en tenant compte de sa position actuelle sur la courbe du changement, peut donner des insights précieux pour son état d’esprit et son développement.

Comment évaluer un nouveau collaborateur ?

Bien organiser la période d’essai

Tout d’abord, il est important qu’un responsable explique au nouveau collaborateur l’utilité et le déroulement de la période d’essai. L’objectif est qu’il soit conscient de l’importance de la situation dans laquelle il se trouve. Il faut qu’il comprenne que ses performances durant ce laps de temps détermineront la décision finale concernant son recrutement. Son intégration dans l’entreprise est un facteur clé dans la prise de décision.

Durant la période d’essai, Il est également de la responsabilité du manager de lui fixer des objectifs clairs, atteignables et mesurables. Il est aussi conseillé de désigner un tuteur pour l’accompagner. Enfin, après un certain délai préalablement défini, il faut lui donner plus de liberté et d’indépendance afin qu’il puisse faire ses preuves.

Procéder à l’évaluation proprement dite du nouveau collaborateur

Durant la période d’essai, un responsable doit pouvoir évaluer régulièrement le travail.

En ce qui concerne l’évaluation générale, il faut considérer les retours et les avis de tous ceux qui ont travaillé de près ou de loin avec le potentiel collaborateur, notamment ses chefs, ses collègues, son tuteur, certains clients ou fournisseurs. C’est en fonction des résultats observés que la décision sur son recrutement définitif sera prise.

Conseil de Coach : Accordez de l’importance à son rapport d’étonnement. “Aux innocents les mains pleines !” Vous pourrez être surpris par son nouveau regard et ses propositions innovantes

Agnes Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle

Comment interpréter l’évaluation d’un collaborateur ?

Les résultats

A l’issue de l’évaluation, le manager a une idée concrète des résultats du collaborateur. Ainsi, il est possible d’instaurer une stratégie et/ou fournir des conseils pour aider ce dernier à atteindre ses objectifs et/ou à se surpasser. Résultat : sa productivité devrait encore s’améliorer. Sa motivation et son implication aussi !

L’efficacité

Cette analyse des résultats permet de mesurer puis d’optimiser les performances du collaborateur. Quelle que soit l’ancienneté du collaborateur, il peut être judicieux de lui rappeler ce que l’entreprise attend de lui et lui suggérer une méthode plus fructueuse si besoin est. Résultat : plus d’implication et d’engagement, plus de prises d’initiatives et un travail de meilleure qualité.

Le comportement et le sens de la responsabilité

Le savoir-être et les “soft skills” sont des éléments auxquels les entreprises accordent de plus en plus d’importance. Il peut être relativement aisé d’acquérir des compétences techniques (qu’on appelle les “hard skills”). Par contre, développer son leadership et sa confiance en soi, ou maîtriser ses émotions, peuvent être des sujets épineux qui peuvent faire l’objet de prestations de coaching en entreprise.

Comment réussir l’évaluation d’un collaborateur ?

Informer le collaborateur sur les objectifs de l’entretien

Les responsables sont tenus d’informer le collaborateur des objectifs et du déroulé de l’entretien d’évaluation. Sa préparation est une phase très importante pour le collaborateur comme pour le manager. Elle ne doit pas être négligée. L’entretien d’évaluation n’est pas un “moment piège”. Au contraire, c’est un temps d’échange et de partage qui clôt une année et qui prépare les bases de futurs succès.

Instaurer une atmosphère propice

Le manager doit recevoir ses collaborateurs individuellement dans un endroit calme. Ces entretiens peuvent être longs et demandent concentration et énergie. Pour cette raison, en fonction des postes que vous devez évaluer, nous vous conseillons de ne pas mener plus de 2 – 3 entretiens par jour.

Il est essentiel d’avoir un esprit ouvert durant l’entretien et de laisser son téléphone portable hors de vue pour être disponible dans la relation. C’est ainsi que chacun pourra s’exprimer librement, sans complexe ni blocage.

Multiplier la fréquence des évaluations

Cet entretien devrait être naturel aux yeux des collaborateurs. C’est l’une des raisons pour lesquelles il serait judicieux d’en planifier régulièrement, tous les 3 mois par exemple. Ainsi, chacun serait habitué à ce rythme.

L’entretien personnel d’évaluation est un excellent outil de reconnaissance, de motivation, de pilotage et de suivi. Il permet en effet de montrer aux collaborateurs l’intérêt et l’attention portés par leurs managers sur leur travail et leurs efforts.

Du côté des managers, c’est une occasion de connaître l’évolution du travail en temps réel et d’évaluer si les résultats obtenus correspondent toujours aux objectifs posés par l’entreprise.

Être précis dans les propos

Pour le manager, il est important de s’exprimer clairement – sans aucune ambiguïté – lors de l’évaluation afin que le collaborateur ne se trouve pas dans une position difficile où il a à deviner le non-dit. Toutefois, chaque faiblesse indiquée devrait être accompagnée d’une solution constructive et précise.

Comment faire évoluer et motiver un collaborateur ?

Impliquer plusieurs personnes pour chaque entretien

A lui seul, un manager ne pourrait pas effectuer une évaluation objective et constructive. Il est important qu’il sollicite d’autres responsables avec lequel le collaborateur interagit pour analyser son travail, son comportement et ses performances.

Aussi, il est conseillé d’effectuer des séances d’évaluation interne entre managers. Cela permet d’avoir une vision plus exhaustive des points forts et des axes de progrès des collaborateurs afin d’adopter des stratégies plus efficaces en vue d’assurer l’évolution de chacun et de gérer les compétences.

Promouvoir le feed-back au sein de l’entreprise

Communiquer un feed-back de qualité est un bon moyen de montrer aux collaborateurs que vous portez une réelle attention à leur travail.

• Félicitez-les lorsqu’ils ont suivi les recommandations, pris des initiatives ou atteint leurs objectifs.
• Encouragez-les si vous les sentez en difficulté.

Cela permet également de déterminer si la stratégie proposée suite à l’entretien a abouti à une réussite ou un échec.

Laisser les portes ouvertes pour les collaborateurs

Comme évoqué précédemment, l’évaluation devrait se dérouler plusieurs fois par an. En réalité, un collaborateur devrait surtout se sentir libre d’approcher un manager à chaque fois qu’il souhaite lui faire part d’un souci, d’une critique ou d’une suggestion. Il est donc important que le manager soit disponible et accessible.

L’évaluation d’un collaborateur est un moment décisif permettant de le motiver et non une occasion de le réprimander. Elle est bénéfique pour l’entreprise et pour chaque membre de l’équipe.

Agnès Menso, Coach professionnelle et Coach personnelle

Gardez en mémoire que tous les deux ans, chaque manager doit mener auprès de ses collaborateurs, un entretien professionnel. Il est obligatoire, ses objectifs sont différents de ceux de l’entretien d’évaluation et il concerne l’ensemble des salariés.

Nos réponses à vos questions sur l’évaluation des collaborateurs